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Administración de Documentos Digitales para Proveedores/ Contratistas – Solución Integral
En Document Technologies SRL hemos desarrollado una plataforma de Administración de Documentos Digitales para atender las necesidades de las empresas que prestan servicios afectando personal en sus clientes, de manera de optimizar el proceso de gestión de la documentación de los proveedores de la empresa.
El control de la documentación proporcionada por los contratistas ha ido tomando un rol importante en las organziaciones, a raiz de los crecientes controles impulsados por organismos de contralor públicos y a raíz de la necesidad de las empresas de asegurar que sus proveedores cumplan con las disposiciones legales que les corresponen en referencia a su personal, vehículos y equipos afectados al servicio.
¿Cómo funciona nuestra solución para la Administración de Documentos Digitales de Proveedores y Contratistas ?
–El contratiste "sube" la documentación requerida por sus clientes, a la plataforma de gestión documental ManageFile®.-Los comprobantes digitalizados quedan disponibles para su análisis y gestión por el área de control de su cliente.
-Además de documentos digitalizados, es posible subir archivos PDFs, Word y Excel, sin necesidad de imprimirlos en forma previa.
–El acceso a los mismos es controlado y restringido por proveedor.
Los principales beneficios de implementar ésta solución son:
Para el contratista:
- Reducción del costo de fotocopiado y distribución de la documentación requerida por los clientes para dar cumplimiento al art. 30 de la ley de contrato de trabajo.
- Reducción de los tiempos de respuesta a los clientes.
- Mantenimiento de un resguardo digital de los documentos originales, y reducción del riesgo de pérdida del valioso documento original.
- Provisión a sus clientes, de una solución de alto valor agregado, mediante la cual dispondrán en forma oportuna, de la documentación solicitada.
- Disponibilidad de una herramienta para realizar un control de integridad de la documentación.
- Impacto en la gestión de cobranzas por los servicios provistos, debido a que el cliente final dispondrá en todo momento de la documentación requerida, en forma electrónica.
- Acceso simultáneo por 2 o mas usuarios, pudiendo estar éstos ubicados físicamente en distintas zonas.
- Integración del Nro de Caja física del documento digitalizado, de manera de simplificar la localización posterior del documento original físico.
- Mantener la documentación física correctamente clasificada y ordenada.
Para el cliente:
- Reducción del costo de traslado/fotocopiado y archivo de los documentos recibidos.
- Acceso seguro y controlado a los documentos.
- Acceso inmediato a los documentos.
- Acceso Web 7 x 24, los 365 dias del año, importante para el caso de un accidente, donde sea necesario acceder a la documentación de respaldo.
Desarrollado por: Marketing Funcional