¿Cómo mejorar la productividad con digitalización de documentos?
Muchas empresas suelen estar en la búsqueda de maneras de mejorar la productividad y la eficiencia, lo que finalmente lleva a una reducción de costos. En este camino la gestión de documentos puede cumplir un rol significativo, a continuación algunas estadísticas que lo ilustran.
Un estudio realizado en Estados Unidos mostró que el 21,3% de las pérdidas en la productividad de los empleados se deben a temas derivados de la documentación en papel y los riesgos, tiempos y características requeridas en su procesamiento.
Convertir los archivos en papel a archivos digitales mediante su escaneo y uso de un software de gestión documental puede marcar una gran diferencia. Pocos documentos realmente ameritan ser impresos por lo cual vale la pena estudiar con mayor profundidad cómo la digitalización de documentos puede ser beneficiosa para tu empresa analizando algunos de sus beneficios:
-Ahorro de espacios:
Almacenar papel implica grandes necesidades de muebles y lugar para ubicarlos, sin contar el mantenimiento de los mismos. Menos requerimientos en cantidad de metros cuadrados puede llevar a una mudanza a una oficina más pequeña, reduciendo costos de alquiler o de guarda de documentos.
Por otro lado trabajar en un ambiente donde los empleados se sienten rodeados de pilas de papeles y carpetas es frustrante y desmotivador.
-Ahorro de tiempo:
Almacenar los documentos en formato digital provoca un considerable ahorro de tiempo, tanto en impresión como en archivamiento y ni hablar de las horas que se pasan en cualquier oficina tratando de encontrar un documento particular.
En cambio, encontrar los documentos digitalizados llega pocos segundos, el tiempo restante se puede emplear en actividades más orientadas a resultados.
-Archivo centralizado y actualizado
Al digitalizarse todos los documentos puedan almacenarse en una sola localización, accesible para todos los usuarios autorizados. Cualquier empleado puede encontrar la información requerida, incluso varios simultáneamente si fuera preciso.
Como toda la información está en el mismo sitio cualquier actualización es inmediatamente visible para todos los empleados con el mínimo esfuerzo, siendo muy fácil además saber cuáles son los documentos nuevos y viejos dado que todos están siempre accesibles.
-Facilidad para compartir
El trabajo en equipo se facilita dado que la información del negocio está siempre disponible, posibilitando la colaboración, pudiendo compartir incluso con clientes o proveedores si fuera conveniente algunos documentos específicos. Particularmente beneficioso para empresas que tienen muchos clientes o empleados en distintas localidades de un país u otros países.
-Evitar pérdidas y extravíos
Es muy fácil extraviar documentos cuando los empleados están rodeados de pilas de papeles o cuando los mismos deben ser circulados a mucha gente. Al digitalizarse, cada documento tiene un acceso muy fácil y ninguno corre el riesgo de ir a la pila incorrecta o resbalarse debajo de un archivador.
Las ventajas de la digitalización de documentos son abundantes y generan un diferencial importante en términos de productividad y ahorro de costos, en próximas ediciones del newsletter seguiremos desarrollándolas.
Si quiere conocerlas de manera más personalizada recuerde que doctec brinda servicios de Consultoría, lo invitamos a conocer la página que los explica, llamarnos al 4331-8620 y solicitar una reunión para evaluar los beneficios específicos que puede alcanzar en su rubro y con su estilo de empresa.
