¿Para qué sirve un gestor documental?
La Transformación Digital es una realidad y uno de sus protagonistas es el gestor documental, una pieza necesaria en este camino. Podríamos empezar entonces por definir qué es un gestor documental. Se trata de una plataforma web que permite gestionar desde un único espacio digital el almacenamiento y resguardo de la documentación de la empresa, y su disponibilidad de acceso desde múltiples usuarios y plataformas, con el fin de buscar, consultar, editar y/o exportar documentos.
En tiempos de Home office masivo la facilidad de acceso a los documentos por parte de todos los usuarios habilitados a la vez desde sus espacios de trabajo, con el único requisito de una conexión a internet, es una de las principales ventajas. También la seguridad en la guarda de documentos confidenciales e importantes para el negocio, sin riesgo de extravío. Con acceso inmediato, ya que la clasificación, automática en muchos casos, asegura encontrar lo necesario sin pérdidas de tiempo en búsquedas.
En el caso de Doctec, contamos con ManageFile®, un desarrollo propio bajo normas de Calidad ISO9001:2015 que brinda innumerables beneficios con funciones que incrementan la productividad y ayudan a ahorrar costos en distintas instancias, áreas y procesos.
ManageFile® cuenta con distintos módulos en función de las necesidades de la empresa. El primer módulo, ManageFile® web, administra el almacenamiento, gestión y acceso a los documentos digitales, a partir de funciones de búsqueda, colaboración, control y exportación.
El módulo ManageFile® index en tanto permite asignar claves de búsqueda a los documentos para luego encontrarlos con un solo dato como nombre de la empresa, cuit, importe, etc, tomando el ejemplo de una factura.
También disponemos de los módulos más especializados como ManageFile® Mailing, que administra la distribución de documentos y avisos de vencimientos mediante emails, con distintos tipos de campañas, con la posibilidad de configurar avisos automáticos de mails recibidos a sus emisores, y ManageFile® Mail-Capture que descarga automáticamente los adjuntos al sistema con filtros para luego facilitar el acceso desde cualquier usuario autorizado.
El módulo ManageFile® Spool genera documentos digitales a partir de archivos de impresión detallando el origen de los mismos de manera automática, incluyendo los datos que facilitan luego su localización con distintos criterios de búsqueda.
El módulo ManageFile® Web-Services simplifica y agiliza estrategias de Transformación digital orientadas a clientes y Proveedores , para disponibilizar sus documentos.
ManageFile® es un software en constante actualización y actualmente estamos trabajando en la incorporación de capacidades de encriptación en la nube por medio de Blockchain.
Si querés conocer más detalles sobre nuestro gestor documental y sus ventajas ingresá a la página que las detalla: http://www.doctec.com.ar/software-de-digitalizacion.html
