4 ventajas de la Transformación digital documental
El volumen de información que crean las empresas diariamente es enorme, lo que vuelve muy complejo el ordenamiento de todos estos documentos para que múltiples usuarios los puedan ver. Además, cuando hay rotación de personal el tema es todavía más difícil porque cada empleado tiene un criterio y encontrar la información histórica termina siendo casi misión imposible. Contratos, legajos de clientes y su historial de pagos, remitos y mucho más puede llegar a perderse en esos momentos, ocasionando un daño a la empresa.
Los sistemas de gestión de documentos brindan grandes ventajas, que desde la generalización del Home Office se han vuelto casi imprescindibles, para manejar esta complejidad, que implican mejoras y ahorros de tiempo y dinero en distintos procesos.
4 de las ventajas más importantes que se puede mencionar al respecto, aunque haya muchas más:
-Las normas internas de compliance o de organismos gubernamentales se cumplen de manera más eficaz, mejorando la visibilidad y el control de su propia información.
-La seguridad se incrementa de manera exponencial, los documentos en su versión digital están siempre disponibles y a salvo de extravío o destrucción.
-Las funciones de búsqueda son poderosas de manera que en segundos se puede encontrar cualquier documento.
-La colaboración entre los empleados se vuelve más fácil y eficiente, en cualquier momento y lugar, al poder acceder cada uno desde su espacio de trabajo quedando registrados los movimientos realizados.
Si la información es la base de su empresa, la gestión eficaz de esa información debería estar entre sus prioridades.
En tiempos de cambios abruptos se pueden acelerar problemas como pérdida de documentos y en este caso cuidar la seguridad y el respaldo de los documentos estratégicos de la empresa es la mejor manera de protegerla como fuente de empleo y prosperidad tanto de empleados como de accionistas.
Si querés saber más sobre gestores documentales y en particular ManageFile®, un desarrollo propio de doctec bajo normas de Calidad ISO9001:2015, leé una nota sobre el tema.
