Beneficios de la digitalización de documentos
La gestión de los documentos físicos en la oficina siempre fue un dolor de cabeza, desde la gestión del espacio que ocupan hasta los extravíos y el costo que representan. Si bien la pandemia nos obligó a trabajar con documentos digitales, siguen existiendo documentos físicos que requieren ser procesados para simplificar su acceso por los usuarios que están trabajando de manera remota.
La digitalización de documentos tiene infinitas ventajas en comparación con los documentos en papel empezando por los costos y ahorros que supone, la seguridad, la posibilidad de brindar respuestas rápidas a auditorías y sobre todo el espacio que de repente queda liberado para fines mucho más productivos que sólo almacenar.
Verdaderamente la productividad es un gran motivo que impulsa la digitalización de documentos en sus múltiples variantes. Cuando hablamos de variantes lo básico es tener en cuenta que es un servicio fácil de tercerizar, ya sea en las oficinas de las empresas o en proveedores especializados como Doctec, contamos con todo el equipamiento y el personal necesarios para brindar total eficiencia y seguridad, cualquiera sea el espacio elegido para la digitalización de documentos.
Y al tratarse de tercerizar un servicio de estas características lo primero que deberíamos preguntarnos es el nivel de seguridad ofrecido, considerando que algunos documentos son clave, tales como contratos, remitos y otros comprobantes que acreditan productos entregados o servicios brindados. En este sentido en Doctec acreditamos la más extensa trayectoria de la categoría, habiendo sido pioneros en el escaneo de documentos en Argentina y contando con calidad certificada de nuestros servicios (ISO 9001).
Veamos las principales ventajas de la digitalización de documentos:
1- Ahorro de costos continuo:
- Ahorro de papel, al evitar impresiones y fotocopias.
- Logística de los documentos en papel, que iban de sucursal en sucursal con altos costos de traslado.
- Espacio físico de almacenamiento, que ahora se libera para un mejor uso implicando a veces una reducción del costo de alquileres.
- Horas de trabajo que pasaban los empleados buscando documentos, que ahora se encuentran de inmediato y elevan la productividad.
- Oportunidades comerciales que se perdían por extravío de documentos clave
2- Seguridad:
- Se elimina por completo la posibilidad de extravío y destrucción de sus documentos, y la necesidad de explicarlas o pagar multas ante esta situación en una auditoría.
3- Acceso inmediato:
- Toda la documentación digital está accesible, sin necesidad de buscarla siquiera, ningún tipo de almacenamiento externo que requiera tiempo para solicitarla y enviarla, para su consulta y envío digital inmediato o exhibición al organismo gubernamental que la requiera.
4- Ecología y medioambiente:
- La digitalización de documentos en la empresa representa un compromiso claro con la ecología al ahorrar papel, tinta y otros insumos.
5- Home office simplificado:
- La realidad del home office que llegó para quedarse, es mucho más fácil de manejar y mucho más productiva cuando todos los documentos están digitalizados y manejados con un software de gestión documental, que brinda automatizaciones y maximiza la productividad de la organización. Con usuarios que tienen el acceso a los documentos necesarios a su labor y un control mucho más claro y preciso de estos temas.
El software de gestión documental exclusivo de Doctec, ManageFile, también permite administrar documentos digitales nativos, facilitando su descarga, clasificación y control con automatizaciones especiales.
¿Tenés alguna duda? ¿Querés cotizar un servicio? Consultá por Whatsapp al 115878-9649 o en el sitio web y descubrí cuántos desarrollos y avances hubo en digitalización de documentos que no conocías.
