Escanear vs. Digitalizar documentos: ingreso a la Gestión Documental
En el mundo de la gestión documental, dos términos que a menudo se confunden son “escanear” y “digitalizar”. A primera vista, ambos procesos parecen similares, ya que ambos involucran la conversión de documentos en papel en formatos digitales. Sin embargo, hay diferencias significativas entre escanear y digitalizar, y comprender estas diferencias es crucial para una gestión de documentos eficiente.
Escanear Documentos:
Escanear documentos es un proceso que implica la conversión de un documento físico en papel en una imagen digital. Este proceso es generalmente realizado por un escáner, que captura una imagen del documento y la almacena en formato digital, como un archivo PDF o una imagen JPEG. El objetivo principal de escanear documentos es crear una réplica digital de la página original, lo que facilita la distribución electrónica o la impresión de copias adicionales si es necesario.
Sin embargo, es importante destacar que, en su forma más básica, escanear documentos no implica ninguna indexación o estructura de datos más allá de la imagen digital en sí. Esto significa que, aunque los documentos escaneados están disponibles electrónicamente, todavía pueden ser difíciles de buscar o gestionar de manera eficiente dentro de un sistema de gestión documental.
Digitalizar Documentos:
Por otro lado, digitalizar documentos es un proceso más completo y avanzado que no solo implica la conversión de documentos en papel en formato digital, sino también la incorporación de metadatos y la organización estructurada de esos documentos, clave para facilitar su búsqueda y recuperación en el futuro.
Además, los sistemas de gestión documental avanzados permiten la clasificación de documentos digitalizados en categorías específicas y la creación de flujos de trabajo para automatizar tareas relacionadas con los documentos. Esto significa que, cuando se digitalizan documentos, se pueden implementar características adicionales como la capacidad de asignar permisos de acceso, establecer fechas de vencimiento y realizar un seguimiento de la versión de los documentos.
La Importancia de la Digitalización en la Gestión Documental:
La digitalización va más allá de la simple conversión de papel a formato digital; es una parte esencial de la gestión documental moderna. Cuando se digitalizan documentos, se mejora la eficiencia operativa y se reduce el riesgo de pérdida o daño de documentos físicos. Además, facilita compartir la información en una organización.
Para una gestión documental efectiva y ágil, la digitalización es la clave para el futuro y la puerta de entrada a aprovechar las ventajas de un software como ManageFile® que permite automatizaciones y ahorros diversos a las empresas.
