¿Qué aporta el asesoramiento en Trasformación digital documental?

En nuestra diaria jornada de trabajo en Doctec recibimos distintas consultas que requieren asesoramiento tales cómo:

-¿Qué documentos necesito conservar en papel legalmente?
-¿Por dónde me conviene empezar a digitalizar?
-¿Dónde están las oportunidades de ahorro con proyectos de Transformación digital documental?

En base a las dudas que surgen en cada empresa y a la estructura y procesos que la caracterizan hay distintos cursos de acción que pueden ser más efectivos.

En líneas generales hay buenas prácticas en Transformación digital documental que conviene tomar en cuenta. La idea siempre es que digitalizar sea una inversión que rinda frutos, nunca un gasto.

Uno de los temas que genera más consultas es qué documentos se pueden descartar, luego de digitalizarse, ya que esto involucra ahorros de espacio, de envío y más, además de ser mucho más fáciles de encontrar y aumentar la eficiencia.

En Doctec tenemos un servicio especial llamado Racionalización del Archivo Documental.

¿En qué consiste?

Se trata de analizar la documentación administrada por los distintos sectores de la organización, a efectos de identificar:

• Documentación cuya guarda física no es necesaria.
• Documentación que no debe ser impresa.

Se realiza un informe de diagnóstico que incluye:

• Necesidad de consulta o disponibilidad de los documentos por los usuarios de los mismos, conforme el tiempo transcurrido.
• Cantidad de cajas de documentos, existentes en el Archivo físico de documentos y cantidad de cajas de documentos generadas mensualmente.
• Costo vigente de consulta de documentos almacenados en Archivo físico de documentos.
• Determinación de los requerimientos legales de guarda física para los documentos involucrados.

Podés responder todas tus preguntas y saber qué ahorro vas a obtener a través de la digitalización.

Dejanos una consulta clickeando aquí para saber más de este u otro temas ligados a digitalización de documentos y Transformación digital documental.

O por WhatsApp al (5411) 2252-2834.