Beneficios de automatizar y digitalizar pago a proveedores
¿Cómo facilitar la gestión de pago a proveedores y tesorería con digitalización y automatización?
¿Y al mismo tiempo asegurarse de que no queden facturas clave sin pagar?
Mejorar este proceso y brindarle más seguridad en cada paso es posible con Doctec Sign.
¿Cómo sería el paso a paso?
Cuando se recibe la factura en la cuenta de email asignada a proveedores, ésta se descarga de manera automática en la plataforma Managefile y queda disponible para que el usuario realice el proceso de ingreso de los datos asociados.
Al disparar el workflow el sistema puede buscar la documentación complementaria que se requiera (ej: orden de compra y/o remito) y el flujo sigue su curso, llegando la notificación a la persona que tiene asignado al siguiente paso. Para ésta etapa es importante que el sistema con el que se interactúa disponga de servicios Web.
Al próximo analista le llega un correo avisando que tiene disponible los documentos para realizar las tareas de control que le sean requeridas, y dar su aprobación con firma electrónica (el paso intermedio es configurable, dependiendo de la empresa pueden ser varios los que tengan que firmar). El mail le avisa que tiene una orden de pago para firmar.
El workflow sigue y pasa al siguiente control, la siguiente persona que debe dar el ok, que también firma y publica la orden de pago en el sistema ERP.
El último paso sería que le llegue a alguien de tesorería que verifica toda la documentación en el software ManageFile y dá el ok final.
El proceso termina en esa instancia, cuando la persona de tesorería gestiona el pago y se envía al proveedor el comprobante de transferencia y de retenciones.
En cada uno de estos pasos está la posibilidad de rechazar.
Se pueden programar notificaciones para que te avise si alguien se olvida de aprobarlo, para que el pago no quede pendiente por error.
Cada actor puede tener aviso de todas las novedades, si se rechazó, si se pagó, se le mandó la transferencia.
¿Qué aporta entonces ManageFile al área de pago a proveedores?
-Tener más control y toda la información actualizada online de cada pago.
–Neutralizar el riesgo de parar la empresa por error de falta de pago de un insumo clave.
-La tranquilidad de un proceso automatizado más seguro y fácil de seguir.
–Ahorro de tiempo de gestión y de responder consultas de otros sectores.
–Recibir avisos si una factura es rechazada o pagada.
–Ahorrar los costos y tiempos del proceso en papel.
Ingresando al sistema siempre se puede saber en qué parte del circuito está cada factura si prefieren no tener recordatorios o notificaciones, es personalizable.
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