Animación sobre digitalización de legajos
En la animación sobre digitalización de legajos mencionamos sus ventajas en pocas palabras pero hay mucho más que decir al respecto.
Entre las muchas posibilidades de ayuda que supone este proceso para los empleados del sector se destacan los avisos de vencimiento, que pueden configurarse por ejemplo para que avise cuando está por vencer el plazo de prueba por 3 meses vinculado a la contratación de personal.
Hay también distintos documentos que pueden tener vencimiento en el legajo, algunos inclusive que pueden impedir el normal cumplimiento de tareas de los empleados, como las licencias de conducir en los conductores profesionales. Se puede configurar el sistema para recibir un mail avisando los que van vencer en 30 días o el plazo que consideremos preciso para darnos tiempo a renovarlos sin que esto signifique un problema ni que se pierdan días de trabajo, con su costo asociado.
Otro de los factores que pueden resultar críticos en cualquier empresa es la protección del documento original, para que no se pierda ni se rompa, lo cual es particularmente significativo en los casos como Recursos humanos que pueden tener inspecciones en las cuales debemos exhibirlos.
En cuanto a búsqueda hay mucho para decir, se simplifica enormemente encontrar los documentos que componen un legajo, además de evitarse las limitaciones geográficas, lo que se dá al poder buscar los documentos del legajo de distintas sucursales de la empresa desde la central, evitando los costos y pérdidas de tiempo de los desplazamientos. Se detectan además con gran facilidad los documentos faltantes y en general se logra mayor agilidad en el manejo de estos temas, de la documentación, evitándose la peor parte de la burocracia y las pérdidas de eficiencia.
El potencial incluso excede las posibilidades mencionadas, si queremos generar un salto cuantitativo este software se puede configurar incluso para que el personal pueda entrar a su legajo, accediendo a buscar sus propios documentos en vez de solicitarlos al sector, ahorrándose mucho tiempo. Es posible configurar el acceso a un tipo de documentación en particular y especificar por ejemplo que puedan agregar documentos, en lugar de tener que llevarlos al área de personal. Hay que tener en consideración que siempre hay un tracking de lo que hacen los usuarios, todo queda registrado.
De este modo la función del área de recursos humanos se vuelve más estratégica y efectiva, pasando de utilizar gran parte de la jornada en buscar y archivar papeles a simplemente controlar la documentación que los empleados van subiendo, descubrir rápidamente los faltantes, detectándolo en una búsqueda masiva y avisando a quienes no los hayan entregado para que puedan ponerse al día. También pueden constatar la integridad de los documentos, la calidad de las imágenes subidas para asegurar su validez, con el resultado de que una tarea de horas se realiza en minutos en un incremento sustancial de la productividad.
En definitiva se trata de un paso más en el proceso de transformación digital que lleva a alcanzar una mayor efectividad a partir de la automatización de las tareas que menor valor agregado aportan. Si querés descubrir cómo implementarlo en tu empresa y qué contribución puede significar llamá al 4331-3896 para generar una reunión y explorar juntos las posibilidades.
