Beneficios de la digitalización
Digitalizar los documentos de la empresa pasó en pocos años de ser una tendencia a ser casi una necesidad. No obstante, pocos conocen todos sus beneficios y posibilidades, perdiéndose grandes ventajas y ahorros para su empresa.
La tecnología ha avanzado muchísimo en el campo de la digitalización, incorporándose funciones nuevas que significan mayor eficiencia y menores costos.
Si pensamos en los beneficios de la digitalización, en principio están los más evidentes como el ahorro de espacio físico de almacenamiento, que en algunos casos se potencia cuando el depósito está fuera de la empresa y es necesario solicitar el envío de los documentos ante una auditoría por ejemplo. Se suman entonces los costos de logística pero también la demora de los procesos, menor eficiencia y mayor dedicación de nuestro personal a cada una de esas instancias.
También es significativo el ahorro de tiempo porque los documentos se clasifican de manera que encontrarlos luego es muy fácil y rápido. Inclusive es posible incorporar notas al documento y luego buscarlos en función de esa nota de manera mucho más intuitiva y sencilla. Preguntas como ¿En cuál anoté que tenía que llamarlo la semana próxima? Se contestan de manera casi instantánea, las aclaraciones y los recordatorios nunca se pierden y siempre se mantiene el nexo con el documento donde se incorporan.
La seguridad es también un beneficio, dado que los documentos digitalizados no se pierden ni corren riesgos de romperse o ser robados, por citar algunos ejemplos.
También están los ahorros directos en elementos como toner, hojas, impresoras, etc. Y el efecto ecológico que supone no usarlos.
Por otro lado una plataforma de gestión de contenidos web como la de doctec nos permite estar mucho más actualizados en cuanto a nuevas tendencias que mejoren la eficiencia de la empresa, dado que se van incorporando novedades de manera permanente.
Hay varios módulos y funciones diversos que simplifican la gestión, a continuación detallamos algunas áreas y tareas donde se destacan, aunque hay muchas más:
-Gestión de facturas de proveedores: manejar este tema de manera digital implica que las facturas y otros documentos estén visibles desde cualquier parte del mundo que tenga internet y reducir el costo de archivar cada factura. Además se pueden extraer los datos de las facturas, ahorrando costos de data entry y gestionar la aprobación de las mismas en forma digital e inclusive almacenarlas de manera automática si se reciben por email.
-Digitalización de libros contables legales: permite reemplazar los libros contables como IVA compras, IVA ventas, etc, por un formato digital. Llevar estos libros digitalmente facilita las búsquedas ante las inspecciones de AFIP, implicando también una reducción de costos, además del acceso mucho más rápido.
-Recibo de haberes digitales: brinda acceso a los empleados sobre sus recibos de sueldo para que pueden dar su conformidad de manera simple y práctica para la empresa. Además doctec se encarga de rubricar el libro de sueldos en el Ministerio de Trabajo, ahorrando espacio de archivo y tiempo dedicado a procesos que no son el core de la empresa.
Todos los módulos están integrados en el sistema ManageFile de doctec, que atiende las necesidades de distintas áreas de la empresa y tipos de empresa en la misma plataforma de manera eficiente, simple, funcional y con soporte técnico.
En doctec mejoramos día a día para que nuestra plataforma de gestión de contenidos web te brinde todos los beneficios mencionados y más. Si querés mejorar un proceso sabiendo cómo puede ayudar la tecnología podemos ayudarte, coordinamos una reunión para pensarlo juntos, vos conocés la empresa y nosotros conocemos la tecnología. Así podrás descubrir la utilidad que te puede brindar la tecnología, cuánto podés ahorrar? Qué te puede resolver? Esas preguntas pueden tener una respuesta clara luego de analizarlo con expertos en el tema, esperamos tu llamado al 4331-3896 para coordinar una reunión en la cual podamos analizar tu caso particular.
