Servicios tercerizados administrativos o de digitalización
La situación compleja del país sumada a las necesidades de reducir costos propios de una época donde las automatizaciones van en aumento generan un escenario particular para las empresas.
En muchos rubros es necesario mejorar la productividad y trabajar con una planta permanente acotada, que a veces no alcanza.
En este contexto, hay tareas administrativas u operativas que se pueden tercerizar porque quizás llevan 40 horas por mes por ejemplo y no por semana, como resultaría de contratar a un empleado full time.
Ejemplos de tareas que se pueden tercerizar:
Seguí leyendoBeneficios de automatizar y digitalizar pago a proveedores
¿Cómo facilitar la gestión de pago a proveedores y tesorería con digitalización y automatización?
¿Y al mismo tiempo asegurarse de que no queden facturas clave sin pagar?
Mejorar este proceso y brindarle más seguridad en cada paso es posible con Doctec Sign.
¿Cómo sería el paso a paso?
Cuando se recibe la factura en la cuenta de email asignada a proveedores, ésta se descarga de manera automática en la plataforma Managefile y queda disponible para que el usuario realice el proceso de ingreso de los datos asociados.
Al disparar el workflow el sistema puede buscar la documentación complementaria que se requiera (ej: orden de compra y/o remito) y el flujo sigue su curso, llegando la notificación a la persona que tiene asignado al siguiente paso. Para ésta etapa es importante que el sistema con el que se interactúa disponga de servicios Web.
Seguí leyendoDigitalización en empresas de salud
A partir de la obligatoriedad de contar con firma digital para los médicos que quieran enviar sus recetas por medios electrónicos el tema de la digitalización en empresas de salud surgió como una necesidad.
¿Qué ventajas aporta y qué puede hacer la Transformación digital documental en este ámbito?
Por cierto las empresas de salud son diversas y pueden ir desde laboratorios, institutos, centros médicos, de kinesiología, cadenas de farmacias, etc, pero en general este tipo de empresa tiene algunas particularidades que van muy bien con la Transformación digital documental.
Algunas tienen médicos que emiten recetas u órdenes de estudios y necesitan el certificado de firma digital, otras trabajan con el material que realizan estos profesionales, en sus distintas versiones, para lo cual necesitan tener una organización importante porque si los comprobantes se extravían las obras sociales no cubren los costos. Seguí leyendo
¿Por qué digitalizar los documentos? Cuantificar el ahorro es posible!
Un servicio de digitalización de documentos es mucho más que un simple escaneo, pero cómo cuantificar el ahorro que puede generar en el futuro?
Convertir un documento en papel a su equivalente electrónico puede ser mucho más que tomar una imagen.
Para empezar abre puertas a una mayor eficiencia, ya que si digitalizamos los archivos históricos podemos usar todo ese espacio para fines más útiles o bien incluso, ahorrar en alquiler.
¿Pero cuáles será necesario conservar de todos esos papeles que tenemos guardados? Seguí leyendo
Un servicio de digitalización robusto, confiable y flexible.
Si en tu empresa necesitan encarar una mejora en los procesos y digitalizar documentos tené en cuenta que el servicio de digitalización de doctec cuenta con ventajas diferenciales para migrar a una oficina sin papel con mayor tranquilidad.
¿Cuáles con esas ventajas y qué aportan?
–Seguridad: La empresa de mayor trayectoria en servicio de digitalización de Argentina es una apuesta segura, porque 30 años operando con las empresas más importantes del mercado se traducen en confiabilidad para las empresas y organismos que contratan el servicio, ejecutado de forma altamente profesional y segura.
–Calidad: Contar con la Certificación de calidad ISO 9001:2015 implica que nuestros procesos son monitoreados y verificados constantemente para tranquilidad de quien nos contrata.
–Experiencia: La extensa trayectoria en el mercado aporta gran expertise que en la práctica implica la habilidad para brindar respuestas rápidas y seguras a diversas áreas de la empresa como así también a clientes y proveedores. Seguí leyendo
Simplificando el proceso de las facturas en la empresa
En doctec sabemos que se pierde mucha productividad en las empresas en tareas repetitivas, por ejemplo cargar las facturas al sistema y contestar llamados de proveedores.
¿Pero cuántos pasos tiene el proceso de carga y aprobación de facturas completo? ¿Cuán interesante te parece la posibilidad de simplificarlo al máximo y con el plus de que los proveedores hagan gran parte del trabajo y puedan chequear on line el estado de cada factura en vez de llamarte para preguntar?
Con las últimas incorporaciones que realizamos a la plataforma frontend todo eso es posible, incluyendo que las facturas las cargue el proveedor.
Viendo el tema a fondo, es mucho más que ingresar la factura, normalmente hay otras tareas involucradas. Si la factura llega por mail hay que abrir el mail, descargar el archivo, ordenarlo en su carpeta correspondiente, abrirlo, buscar y cargar no sólo lo básico como el valor sino también los datos asociados como cuit, número de orden de compra, fecha, posición ante ingresos brutos, IVA, ganancias, etc.
Luego viene la parte de aprobación de las facturas, que puede tener varias personas involucradas y ser difícil de seguir en digital si no está bien organizado. Y si se demora los proveedores empiezan a llamar para preguntar y ocupan mucho tiempo a los empleados de la empresa.
El mismo proceso con las últimas funcionalidades de la plataforma frontend de ManageFile® es muy distinto:
Le decís a tus proveedores que ya no tienen que enviar más las facturas por mail, sino subirlas al sistema con una clave especial. El sistema le pide que cargue el resto de los datos involucrados. Seguí leyendo
Digitalización de documentos a gran escala: cada vez más necesario
El proceso de digitalización de documentos define convertir documentos físicos como papeles y libros a un formato digital. Hay empresas que tienen un archivo en papel considerable y el mismo les ocupa mucho espacio, además de ser poco práctico ya que es complejo encontrar lo que se busca, que los documentos no se pierdan y que quien los retira los devuelva al mismo lugar.
La digitalización de documentos a gran escala puede demorar menos de lo que imaginamos y resultar una gran ventaja una vez realizada, con toda la información accesible y cada tipo de documento se puede autorizar para su apertura a un determinado perfil de usuario, con lo cual la seguridad se incrementa.
Algunos profesionales como contadores o abogados tienen cantidades muy grandes de papel, lo que supone serios problemas ante una consulta de un cliente, la demora en la búsqueda suele ser problemática y ni hablar del home office, que se vuelve muy difícil. Lo mismo pasa con frecuencia en las empresas y el hecho de digitalizar estos documentos permite luego una mejor organización y una respuesta mucho más rápida, además de evitar pérdidas de tiempo en búsquedas interminables.
Resultados más confiables automatizando el data entry
En el siglo XXI y con la Transformación digital documental avanzando a pasos agigantados el hecho de que todavía se carguen a mano centenares de datos es llamativo, parece que debería haber una solución más eficiente y económica al improductivo data entry tapado de papeles.
La buena noticia es que esa solución existe y se llama sistema OCR de Captura de datos de facturas. Si sentís que estás desperdiciando los recursos de la empresa y el valioso tiempo de los empleados con una tarea como el data entry, tan repetitiva y demandante de horas, este artículo es para vos. Por otro lado, si solés encontrarte problemas derivados del data entry, como por ejemplo que los datos ingresados no sean confiables, que los resultados mensuales de la empresa deban revisarse varias veces y no siempre dén bien y parezcan no coincidir con datos parciales que tenías previamente, este artículo también te va a resultar particularmente útil. Seguí leyendo
4 ventajas de la Transformación digital documental
El volumen de información que crean las empresas diariamente es enorme, lo que vuelve muy complejo el ordenamiento de todos estos documentos para que múltiples usuarios los puedan ver. Además, cuando hay rotación de personal el tema es todavía más difícil porque cada empleado tiene un criterio y encontrar la información histórica termina siendo casi misión imposible. Contratos, legajos de clientes y su historial de pagos, remitos y mucho más puede llegar a perderse en esos momentos, ocasionando un daño a la empresa.
Los sistemas de gestión de documentos brindan grandes ventajas, que desde la generalización del Home Office se han vuelto casi imprescindibles, para manejar esta complejidad, que implican mejoras y ahorros de tiempo y dinero en distintos procesos.
Recibos de sueldo digitales: cada vez más necesarios
Muchos procesos están cambiando, desde hace años venían con la misma modalidad y de repente con la cuarentena se dificultan hasta convertirse en casi insostenibles de la manera tradicional.
Una de las áreas afectadas es la de Recursos humanos, particularmente en el sector de liquidación de sueldos y jornales o Payroll, donde se emiten los recibos de haberes. Habitualmente se procesaban en un sistema, se imprimían y se distribuían para firmar de manera presencial.
Este proceso ya no es posible con estas características, y aunque varias empresas se habían pasado previamente a la modalidad digital, mucho más práctica y sencilla de administrar, ahora se vuelve casi una necesidad incorporarla en el menor tiempo posible.
En la opción digital los recibos se importan y los firma un representante del empleador con firma digital. Una vez firmados el sistema de manera automática envía un aviso por mail detallando que el recibo de sueldo ya está disponible, con la instrucción de clickear para verlo. De este modo se abre una ventana que te permite loguearte con usuario y password, brindando acceso a los recibos de sueldo de los últimos meses. Al clickear en el que te interesa el sistema no sólo te permite verlo sino también firmarlo. Adicionalmente se puede descargar o imprimir. Seguí leyendo
