Novedades y actualizaciones 2022-2023 en digitalización de documentos
El año 2022 que está finalizando ha sido muy fructífero en avances y nuevos proyectos para Doctec.
Queremos compartir con nuestros clientes y la comunidad los desarrollos que realizamos recientemente o en están en curso, siempre con la mira en el futuro y en generar novedades que permitan modernizar y generar ahorros a nuestros clientes.
Quienes nos acompañan siempre pueden confiar en que nuestras actualizaciones permanentes les permiten estar a la vanguardia de la Transformación digital documental.
Los campos y proyectos en los cuáles trabajamos este año:
Firma electrónica y digital de contratos:
-Estamos comenzando el desarrollo de una plataforma propia para la firma electrónica y digital de contratos. Fuimos contratados por una empresa financiera del rubro automotriz, para el desarrollo de una plataforma que permitirá distribuir contratos para que sean firmados por los clientes (Firma electrónica) y por los concesionarios (Firma digital). Seguí leyendo
Digitalización de documentos a gran escala: cada vez más necesario
El proceso de digitalización de documentos define convertir documentos físicos como papeles y libros a un formato digital. Hay empresas que tienen un archivo en papel considerable y el mismo les ocupa mucho espacio, además de ser poco práctico ya que es complejo encontrar lo que se busca, que los documentos no se pierdan y que quien los retira los devuelva al mismo lugar.
La digitalización de documentos a gran escala puede demorar menos de lo que imaginamos y resultar una gran ventaja una vez realizada, con toda la información accesible y cada tipo de documento se puede autorizar para su apertura a un determinado perfil de usuario, con lo cual la seguridad se incrementa.
Algunos profesionales como contadores o abogados tienen cantidades muy grandes de papel, lo que supone serios problemas ante una consulta de un cliente, la demora en la búsqueda suele ser problemática y ni hablar del home office, que se vuelve muy difícil. Lo mismo pasa con frecuencia en las empresas y el hecho de digitalizar estos documentos permite luego una mejor organización y una respuesta mucho más rápida, además de evitar pérdidas de tiempo en búsquedas interminables.
Beneficios de la digitalización de documentos
La gestión de los documentos físicos en la oficina siempre fue un dolor de cabeza, desde la gestión del espacio que ocupan hasta los extravíos y el costo que representan. Si bien la pandemia nos obligó a trabajar con documentos digitales, siguen existiendo documentos físicos que requieren ser procesados para simplificar su acceso por los usuarios que están trabajando de manera remota.
La digitalización de documentos tiene infinitas ventajas en comparación con los documentos en papel empezando por los costos y ahorros que supone, la seguridad, la posibilidad de brindar respuestas rápidas a auditorías y sobre todo el espacio que de repente queda liberado para fines mucho más productivos que sólo almacenar.
Verdaderamente la productividad es un gran motivo que impulsa la digitalización de documentos en sus múltiples variantes. Cuando hablamos de variantes lo básico es tener en cuenta que es un servicio fácil de tercerizar, ya sea en las oficinas de las empresas o en proveedores especializados como Doctec, contamos con todo el equipamiento y el personal necesarios para brindar total eficiencia y seguridad, cualquiera sea el espacio elegido para la digitalización de documentos. Seguí leyendo
¿Cómo priorizar la seguridad en la gestión documental?
La seguridad de la información es de suma importancia para la gestión de documentos en 2021.
Esto no es una novedad, siempre ha sido relevante cuidar la seguridad de los datos que se comparten con empleados, clientes o socios, pero desde que se inició la pandemia es fundamental ya que en muchas ocasiones constituye la única manera de acceder a verlos, al no contar con el acceso a los archivos físicos.
Por otro lado, al haber multiplicidad de usuarios accediendo a los documentos el riesgo de que eliminen alguno por error es muy alto.
Si te interesa mejorar el trabajo online en tu empresa para poder ofrecer comodidad y seguridad a tu equipo, leer este artículo te será de gran utilidad.
La importancia de cuidar los archivos radica en que pueden comprometer información fiscal, legal, contratos y otros documentos corre para la compañía. Ante auditorías hay documentos muy necesarios, esto ocurre también en la gestión diaria del home office. Seguí leyendo
Generá un home office más organizado y seguro
Hace más de un año de la primera cuarentena, cuando repentinamente tuvimos que trabajar desde casa y se hizo todo lo posible de manera a veces improvisada porque funcione. Nos acomodamos con mails, almacenando los documentos en dropbox/GoogleDrive o carpetas compartidas de Windows y otras formas de resolver una situación intempestiva e imprevisible.
Con el correr del tiempo empezamos a ver que estas soluciones no eran suficiente, porque los archivos podían borrarse, moverse de lugar, o ser almacenados en carpetas incorrectas. También es es complicado compartir una parte con unos y otra parte con otros, incluir a terceros como proveedores o clientes es mucho más difícil e inseguro y todos tienen criterios distintos para organizar sus documentos de manera virtual. Seguí leyendo
4 ventajas de la Transformación digital documental
El volumen de información que crean las empresas diariamente es enorme, lo que vuelve muy complejo el ordenamiento de todos estos documentos para que múltiples usuarios los puedan ver. Además, cuando hay rotación de personal el tema es todavía más difícil porque cada empleado tiene un criterio y encontrar la información histórica termina siendo casi misión imposible. Contratos, legajos de clientes y su historial de pagos, remitos y mucho más puede llegar a perderse en esos momentos, ocasionando un daño a la empresa.
Los sistemas de gestión de documentos brindan grandes ventajas, que desde la generalización del Home Office se han vuelto casi imprescindibles, para manejar esta complejidad, que implican mejoras y ahorros de tiempo y dinero en distintos procesos.
Productividad en Recursos humanos: legajos digitalizados
Cada vez más empresas actualizan el área de Recursos humanos con servicios de gestión documental que mejoran los controles, ahorran tiempo y suman accesibilidad.
Uno de los servicios más demandados es la digitalización de legajos y su manejo mediante herramientas modernas como ManageFile, que permite la accesibilidad a la información inmediata desde múltiples usuarios al mismo tiempo que tengan el perfil autorizado. Hoy en día, con el home office como una realidad ineludible es totalmente necesario que el acceso sea remoto pero con ManageFile hay muchas más ventajas.
Un beneficio muy práctico es la posibilidad de generar reportes. Por ejemplo un reporte de todas las declaraciones juradas de domicilio que van a vencer en los próximos tres meses, al contar con distintas variables para incorporar en los reportes, como el tiempo o el tipo de documento, la información se encuentra mucho más rápido, ahorrando valiosas horas de búsqueda. Seguí leyendo
Recibos de sueldo digitales: cada vez más necesarios
Muchos procesos están cambiando, desde hace años venían con la misma modalidad y de repente con la cuarentena se dificultan hasta convertirse en casi insostenibles de la manera tradicional.
Una de las áreas afectadas es la de Recursos humanos, particularmente en el sector de liquidación de sueldos y jornales o Payroll, donde se emiten los recibos de haberes. Habitualmente se procesaban en un sistema, se imprimían y se distribuían para firmar de manera presencial.
Este proceso ya no es posible con estas características, y aunque varias empresas se habían pasado previamente a la modalidad digital, mucho más práctica y sencilla de administrar, ahora se vuelve casi una necesidad incorporarla en el menor tiempo posible.
En la opción digital los recibos se importan y los firma un representante del empleador con firma digital. Una vez firmados el sistema de manera automática envía un aviso por mail detallando que el recibo de sueldo ya está disponible, con la instrucción de clickear para verlo. De este modo se abre una ventana que te permite loguearte con usuario y password, brindando acceso a los recibos de sueldo de los últimos meses. Al clickear en el que te interesa el sistema no sólo te permite verlo sino también firmarlo. Adicionalmente se puede descargar o imprimir. Seguí leyendo
Solución especial para Home office
La realidad nos desafía en estos tiempos de crisis sanitaria, pero el trabajo sigue y las empresas tienen que atravesar las situaciones con la mira puesta en resguardar los resultados. En esta instancia, no disponer de ciertos documentos puede paralizar nuestra actividad, estar preparado es la diferencia y el valor que podés aportar para que tu organización supere exitosamente este momento de cambios profundos e incertidumbres.
En DocTec contamos con servicios que pueden ayudar, por ejemplo, la posibilidad de enviarnos tus documentos en papel y en digital para que los procesemos en nuestro Centro de Digitalización y que rápidamente queden disponibles en nuestro gestor documental ManageFile®. Seguí leyendo
Estudios contables: bajar los costos es clave
En este escenario complejo que nos ofrece el 2020, con inflación en alza y costos que no siempre se pueden trasladar a los precios, bajar los costos es fundamental para sostener a las empresas.
En el caso de las empresas de servicios, como estudios contables, hay unos pocos ítems que tienen un gran peso, en especial los que demandan tiempo y traslados.
El hecho de movilizar documentación, tal como facturas, de manera permanente, tiene un costo que no se justifica en la era digital. Además está el tema del riesgo asociado de extravío o pérdida de valiosos documentos originales que luego pueden ser necesarios en una auditoría.
Con la solución integral para estudios contables de Doctec se evitan idas y vueltas, la documentación se digitaliza y el estudio accede en forma remota al sistema. La empresa queda cubierta teniendo toda la documentación disponible ante posibles auditorías y el estudio contable reduce las horas afectadas a la gestión física de documentos: todos ganan. Seguí leyendo
