¿Cómo mejorar la productividad con digitalización? Parte II
El mes pasado empezamos a desarrollar el tema de cómo la digitalización de documentos puede contribuir a la reducción de costos, continuamos con el mismo ya que sus variantes son numerosas y cada una supone una contribución a la productividad.
Ahorros directos
En Estados Unidos se estima un desperdicio de 8 billones de dólares por año en papel. El gasto en que incurren las empresas al manejar la información en papel es mucho más grande de lo que la gente pueda imaginar.
Digitalizando se ahorra en impresión, archivo y guardado de papel, gastos en gran medida innecesarios.
Mayor seguridad
Los documentos en papel son extremadamente vulnerables al robo, pérdida y destrucción. Cuando la información se almacena de manera digital está mejor protegida de todas estas amenazas. Además, si fuera necesario se puede incluso lograr un nivel de seguridad aún mayor restringiendo su acceso con clave y o perfil de usuario.
Tipos de documentos confidenciales, financieros, con información de clientes, proyecciones de precios y más están mucho más seguros en formato digital. Inclusive es posible saber qué documento fue visto por cada usuario. Seguí leyendo
¿Cómo mejorar la productividad con digitalización de documentos?
Muchas empresas suelen estar en la búsqueda de maneras de mejorar la productividad y la eficiencia, lo que finalmente lleva a una reducción de costos. En este camino la gestión de documentos puede cumplir un rol significativo, a continuación algunas estadísticas que lo ilustran.
Un estudio realizado en Estados Unidos mostró que el 21,3% de las pérdidas en la productividad de los empleados se deben a temas derivados de la documentación en papel y los riesgos, tiempos y características requeridas en su procesamiento.
Convertir los archivos en papel a archivos digitales mediante su escaneo y uso de un software de gestión documental puede marcar una gran diferencia. Pocos documentos realmente ameritan ser impresos por lo cual vale la pena estudiar con mayor profundidad cómo la digitalización de documentos puede ser beneficiosa para tu empresa Seguí leyendo
¿Qué aporta la Consultoría en Transformación digital?
La Transformación digital llegó para quedarse, no cabe duda, en esta afirmación muchos concuerdan aunque algunos no interpretan del todo sus alcances y potencial. El tema se ha desarrollado en diversos campos, doctec se especializa en gestión documental y digitalización, con opciones de automatización de procesos que generan ahorros considerables.
¿Dónde y cómo se alcanza esta disminución de costos? Al respecto queremos recordarles tres servicios que permiten alcanzar ese resultado y detallarles de qué manera se logra. Seguí leyendo
¿Sabés qué documentos es necesario guardar?
Muchas empresas destinan mucho lugar interno al almacenamiento de papeles (que en realidad son documentos, algunos de los cuales pueden tener validez legal), de modo que cuando hace falta encontrar un documento a veces se demora mucho tiempo en hallarlo o incluso a veces no lo encuentran nunca, porque el documento se ha extraviado, lo cual puede traer consecuencias, como ser perder un juicio laboral.
Algunas empresas contratan guarda externa de documentos, en principio parece más ordenado, pero además de implicar un costo de almacenamiento, también implica un costo de traslado, cuando se necesita consultar el documento, además de la demora que puede ocasionar, y no necesariamente asegura que se encuentre el documento (Ejemplo, si el documento fue solicitado anteriormente por otros usuarios de la empresa). Seguí leyendo
Asesoramiento en Transformación Digital
Si escuchaste hablar de Transformación digital y te parece un concepto tan amplio que no sabés ni cómo empezar a aplicarlo podemos ayudarte.
¿Qué podés lograr concretamente a través de la Transformación digital en gestión de documentos? El servicio de asesoramiento de doctec se centra en esta pregunta y le da respuesta con una propuesta funcional que apunta a mejorar el circuito de tu empresa en cuanto al manejo de la documentación. Seguí leyendo
