¿Cómo ahorrar costos mejorando la gestión de remitos?
El proceso que involucra a los remitos de la empresa es crucial, ya que del mismo suele depender en gran medida la cobranza, siendo determinante de los ingresos de una empresa.
Las mejoras que se logren en este proceso son muy apreciadas dado que su resultado incluye mejorar los tiempos de cobranza, proteger el remito original, reducir costos y detectar los remitos que no cumplen los requerimientos a tiempo.
¿Cómo es este proceso? ¿Cómo mejorar la gestión de los remitos?
Para llegar a responder esas preguntas hay que empezar entendiendo bien el proceso. Cuando una empresa entrega mercadería a un cliente, el que lo recibe firma el remito qué especifica qué artículos fueron recepcionados y qué cantidades. El próximo paso es emitir la factura, el tema es que al ser enviada el cliente puede decir que no recibió los productos. Las causas pueden variar, el remito puede haberse perdido por ejemplo, caso en el cual hay que enviar una copia del documento firmado que diga quién lo recibió. Estas idas y vueltas representan un tiempo de cobranza perdido, y al pasar las semanas, inflación mediante, el ingreso ya no es el mismo.
Hay casos donde se manejan muchos remitos y cualquier mejora del proceso reviste gran importancia. En algunas empresas se realiza una fotocopia del remito firmado, se imprime la factura y todo se envía físicamente en un sobre, factura y remito. Si son 1000 clientes implica tener en cuenta el costo de 1000 viajes en moto. Si bien el costo de traslado es muy elevado también es la manera de asegurarse que el cliente le pague en tiempo y forma. Siempre que los papeles no se pierdan por el camino o dentro de la empresa que los recibe.
En cambio, si el remito se digitaliza y el proceso se maneja con un software avanzado como ManageFile, lo pueden enviar por mail y dejar una copia en el portal, a la cual tendrá acceso el cliente en el momento que la necesite. En esta situación no puede decir que no recibió el remito o que el sobre se perdió por el camino, es mucho más segura y fehaciente la llegada de la información.
El beneficio es doble: el costo de transporte queda eliminado, así como el riesgo de pérdida o rotura del documento y la seguridad de recepción de la información se incrementa. Por este motivo muchas empresas nos consultan por el servicio de Gestión de remitos conformados, si le interesa averiguar respecto a este tema solicite una reunión al 4331-8620 o ingrese a la sección de Contacto a dejar una consulta.
