¿Cómo mejorar la productividad con digitalización? Parte II

El mes pasado empezamos a desarrollar el tema de cómo la digitalización de documentos puede contribuir a la reducción de costos, continuamos con el mismo ya que sus variantes son numerosas y cada una supone una contribución a la productividad.

Ahorros directos
En Estados Unidos se estima un desperdicio de 8 billones de dólares por año en papel. El gasto en que incurren las empresas al manejar la información en papel es mucho más grande de lo que la gente pueda imaginar.
Digitalizando se ahorra en impresión, archivo y guardado de papel, gastos en gran medida innecesarios.

Mayor seguridad
Los documentos en papel son extremadamente vulnerables al robo, pérdida y destrucción. Cuando la información se almacena de manera digital está mejor protegida de todas estas amenazas. Además, si fuera necesario se puede incluso lograr un nivel de seguridad aún mayor restringiendo su acceso con clave y o perfil de usuario.
Tipos de documentos confidenciales, financieros, con información de clientes, proyecciones de precios y más están mucho más seguros en formato digital. Inclusive es posible saber qué documento fue visto por cada usuario.

Almacenamiento más fácil
Cuando los documentos están disponibles en formato digital organizarlos es mucho más rápido y fácil. La información está disponible de manera lógica y ordenada, lo que reduce también los tiempos de adaptación de nuevos empleados.

Mejor manejo de auditoría y compliance
Es mucho más sencillo cumplir las obligaciones legales y regulatorias con documentos digitales. Las auditorías pueden ser estresantes si los documentos se pierden o son difíciles de localizar. Además, la digitalización de documentos al facilitar estos procesos puede reducir los riesgos de multas consecuentes de auditorías.

Mayor conciencia ecológica
La Transformación digital no sólo beneficia a tu empresa, además protege el medioambiente al reducir en gran medida el consumo de papel, tinta, insumos de impresión y electricidad. De esta manera el planeta resulta favorecido y una compañía con conciencia ecológica tiene siempre mejor reputación.

No cabe duda de que la racionalización de los procesos de trabajo y la mejora de la productividad se ve altamente favorecida por la digitalización de documentos. Con el aliciente de darnos la tranquilidad de saber que la información confidencial está bien protegida.
Si quiere saber cómo aprovechar los diversos aspectos de la Transformación digital en su empresa llámenos al 4331-8620 para coordinar una reunión donde podremos asesorarlo al respecto.
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