¿Cómo priorizar la seguridad en la gestión documental?

La seguridad de la información es de suma importancia para la gestión de documentos en 2021.

Esto no es una novedad, siempre ha sido relevante cuidar la seguridad de los datos que se comparten con empleados, clientes o socios, pero desde que se inició la pandemia es fundamental ya que en muchas ocasiones constituye la única manera de acceder a verlos, al no contar con el acceso a los archivos físicos.

Por otro lado, al haber multiplicidad de usuarios accediendo a los documentos el riesgo de que eliminen alguno por error es muy alto.

Si te interesa mejorar el trabajo online en tu empresa para poder ofrecer comodidad y seguridad a tu equipo, leer este artículo te será de gran utilidad.

La importancia de cuidar los archivos radica en que pueden comprometer información fiscal, legal, contratos y otros documentos corre para la compañía. Ante auditorías hay documentos muy necesarios, esto ocurre también en la gestión diaria del home office.  

Al trabajar con documentos impresos se puede perder mucha información, además del riesgo de robo y pérdida de datos, por otro lado con tanta gente en home office no vale la pena tener una oficina sólo para guardar papeles. Para evitarlo, vale la pena invertir en un sistema digital que permita el acceso solo a los usuarios autorizados, sean estos empleados, proveedores o clientes. El software aplica también para la gestión de documentos digitales nativos tanto como los impresos digitalizados, organizándolos para encontrarlos rápidamente. Además de mantener la información más segura, también es posible realizar un seguimiento de quién está accediendo a los datos lo que permite saber cómo se está utilizando toda la información disponible en la plataforma.

Otra característica que habilita un sistema de gestión documental como ManageFile es otorgar acceso a determinados documentos según el puesto que ocupa cada empleado en la empresa o el área.

Sabemos que la oficina en casa es una tendencia que llegó para quedarse. Pero vale la pena preguntarse ¿Mi empresa está preparada para garantizar la seguridad en el manejo de documentos en home office?

En formato home office un sistema de gestión documental puede ser clave para organizar los documentos y proteger la confidencialidad de la información.

La opción digital puede ser una opción muy valiosa para proteger a tu equipo, si te interesa saber más sobre las múltiples variantes y funcionalidades de ManageFile, el sistema de gestión documental de Doctec, puedes consultar por Whatsapp al (54911) 5878-9649, o bien solicitar una demo en nuestro sitio web.