Digitalización de documentos a gran escala: cada vez más necesario
El proceso de digitalización de documentos define convertir documentos físicos como papeles y libros a un formato digital. Hay empresas que tienen un archivo en papel considerable y el mismo les ocupa mucho espacio, además de ser poco práctico ya que es complejo encontrar lo que se busca, que los documentos no se pierdan y que quien los retira los devuelva al mismo lugar.
La digitalización de documentos a gran escala puede demorar menos de lo que imaginamos y resultar una gran ventaja una vez realizada, con toda la información accesible y cada tipo de documento se puede autorizar para su apertura a un determinado perfil de usuario, con lo cual la seguridad se incrementa.
Algunos profesionales como contadores o abogados tienen cantidades muy grandes de papel, lo que supone serios problemas ante una consulta de un cliente, la demora en la búsqueda suele ser problemática y ni hablar del home office, que se vuelve muy difícil. Lo mismo pasa con frecuencia en las empresas y el hecho de digitalizar estos documentos permite luego una mejor organización y una respuesta mucho más rápida, además de evitar pérdidas de tiempo en búsquedas interminables.
Cada vez es más rápido digitalizar documentos, cuando se cuenta con el equipamiento y el expertise apropiado, además del hecho de que hoy la mayoría de las empresas tercerizan el tema, ya sea en sus oficinas o en las de los proveedores, enviándoles la documentación. De este modo se ahorran la compra de escáneres o bien la contratación de empleados para este fin, dependiendo de cada empresa, cantidad de documentos a escanear y personal.
Por otro lado, al tener todos los documentos digitalizados, se puede contratar un software de gestión documental que tiene múltiples funciones de automatización, que permiten ahorros de costos considerables en distintas áreas de la empresa.
Más allá de facilitar la búsqueda de documentos, de ahorrar tiempo de búsqueda y espacio de almacenamiento, de evitar futuros costos de impresiones y digitalización, existe un abanico de soluciones que la mayoría de las empresas desconoce al implementar gestión documental, permitiendo por citar un par de ejemplos, evitar el data entry o tener los legajos de personal preparados para posibles inspecciones de los organismos controladores. Y mucho más.
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