Digitalización de documentos: ventajas y potencial II
Empezamos a tratar el tema de las ventajas de la digitalización de documentos meses atrás, la intención ahora es seguir desarrollándolo pero más enfocados específicamente en los ahorros asociados a la digitalización de documentos y el potencial que implica en distintas áreas de la empresa.
Normalmente se entiende que digitalizar implica ahorrar, pero no es tan fácil delimitar dónde incide en cuanto al impacto económico, en qué aspectos y componentes de los costos. Algunos temas son evidentes pero otros son más difíciles de cuantificar.
Los ahorros característicos de la digitalización de documentos son:
-Reducción del costo de distribución de documentos (motos, correos).
-Reducción del costo de almacenamiento físico:
-Proceso de clasificación y guardado
-Traslado al archivo
-Espacio físico que ocupan los archivos
-Muebles necesarios para el guardado
-Logística de consulta (si se guarda fuera de la empresa):
-Acción de solicitar el documento (email, llamado telefónico)
-Seguimiento de la solicitud
-Búsqueda del documento en cuestión
-Embalaje y preparación
-Costo de envío
-Distribución interna del documento en la empresa
Potencial de la digitalización de documentos:
En los más de 23 años de trayectoria de doctec en digitalización de documentos hemos visto un gran avance en la materia, destacando especialmente las posibilidades de automatización, con aspectos como los siguientes:
-Clasificación y búsqueda inmediata: los documentos se pueden guardar teniendo en cuenta diversos criterios de archivo que luego permiten que sean encontrados rápidamente de acuerdo a la necesidad e inclusive en grupos. Ante una situación excepcional como una inspección esta funcionalidad es invalorable.
-Distribución de emails automática: se puede automatizar la distribución de documentos que se realizan periódicamente, por ejemplo las facturas que se envían mensualmente vía email apenas finalizada su confección.
–Aviso de vencimiento: se configura el envío de emails que avisan de vencimientos, por ejemplo si un documento está por vencer o si hay una modificación en el legajo.
-Descarga automática de documentos: En cuanto a emails que llegan habitualmente, por ejemplo conteniendo facturas, se pueden descargar automáticamente, ahorrando tiempo en tareas repetitivas.
-Manejo más eficiente de legajos de personal: Áreas como Recursos humanos se benefician al encontrar herramientas que les simplifican el manejo de los legajos, para que estén siempre completos y preparados para una inspección.
–Data entry: Se puede evitar la carga manual de facturas en el sistema con la captura de sus datos por medio del software de doctec, para dedicar el tiempo a tareas más productivas.
–Control de remitos: Al digitalizarlos con un software específico mejora su control y como suelen estar asociados a la facturación pueden acelerarse las cobranzas al poder emitir las facturas más rápido.
En definitiva se logra una gestión mucho más eficiente para que la empresa ingrese a la Transformación digital con todos los beneficios asociados.
