Gestión documental: la clave para facilitar la búsqueda de documentos
¿Demasiados softwares para buscar documentos?
¿Uno sólo no sería más práctico y simple?
Hoy en día la información es uno de los activos más valiosos.
La capacidad de acceder rápida y fácilmente a la información relevante puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una organización.
No obstante, con el crecimiento exponencial de los datos y la diversidad de fuentes y formatos en los que se almacenan, encontrar la información adecuada en el momento oportuno se ha convertido en un desafío cada vez mayor.
Es en este contexto donde la gestión documental se presenta como una solución efectiva. La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas destinados a organizar, controlar y administrar la información y los documentos de una organización de manera eficiente. Su objetivo principal es facilitar la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, promoviendo la colaboración y el acceso rápido a la información relevante.
Una de las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental como ManageFile®, el software de doctec, es la centralización de la información. En lugar de tener documentos dispersos en diferentes software y ubicaciones, todos los archivos se almacenan en un solo lugar, accesible para todos los miembros de la organización que tengan los permisos necesarios. Esto elimina la necesidad de buscar información en varios lugares y reduce el riesgo de duplicación o pérdida de documentos.
Además de la centralización, la gestión documental proporciona una estructura y organización coherente para los archivos. Los documentos se clasifican y se les asignan etiquetas, lo que facilita su búsqueda y recuperación. Ya no es necesario recordar el nombre exacto de un archivo o la ubicación en la que se encuentra, basta con utilizar palabras clave o filtros para localizarlo rápidamente. Esto ahorra tiempo y evita la frustración de tener que navegar por una maraña de carpetas y subcarpetas en diferentes softwares.
Otro aspecto fundamental de la gestión documental es la seguridad. ManageFile® cuenta con medidas de protección de datos, como cifrado, copias de seguridad regulares y controles de acceso. Esto garantiza que los documentos estén protegidos de accesos no autorizados o pérdidas accidentales. Además, se pueden establecer permisos específicos para determinados usuarios o grupos, lo que limita el acceso a información confidencial y garantiza la privacidad.
La gestión documental también fomenta la colaboración y el trabajo en equipo. Al contar con un repositorio centralizado, los miembros de la organización pueden compartir y editar documentos de forma simultánea, evitando la confusión de versiones desactualizadas y facilitando la colaboración en tiempo real. Esto mejora la eficiencia y la productividad, al tiempo que reduce los errores y la duplicación de esfuerzos.
El hecho de poder acceder desde cualquier lugar del mundo, siempre que se trate de un usuario autorizado, es sólo una ventaja más, de las múltiples que aporta.
En resumen, la gestión documental se ha convertido en una herramienta clave para las organizaciones que desean optimizar la búsqueda y recuperación de información y valoran la seguridad.
Ofrece también automatización, mejoras de productividad, ahorro de tiempo y mucho más, te imaginás cuáles de estas ventajas serán más útiles en tu empresa?
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