Gestión y Control de Legajos de personal
En doctec siempre estamos desarrollando mejoras y en esta ocasión queremos contarles sobre la nueva funcionalidad para la Gestión y Control de integridad de los Legajos digitales.
El concepto base del Control de integridad del legajo es que el sistema verifique que estén todos los documentos necesarios ya incorporados en el legajo, dando a conocer al ingresar si faltara alguno de ellos. En el caso de los legajos de personal, que pueden estar compuestos por varios documentos, suele ser complejo su control y en una emergencia, si falta por ejemplo la ART. la situación puede ser crítica. Por otro lado, si quedaran pendientes temas como la firma del convenio de confidencialidad, el alta de AFIP u otro componente del ingreso podría suscitarse un contexto difícil, que se puede prevenir con la ayuda de la tecnología. También el sistema controla la vigencia de la documentación para detectar a tiempo si se necesita algún trámite de actualización.
Se pueden definir las categorías de documentos que requiere el legajo y luego manejar por solapa: ingreso, egreso, novedades, ordenando el acceso a la información para agilizar el proceso. También es importante la función de reporte a partir de la cual se pueden visualizar por ejemplo todos los legajos incompletos, evaluando la situación inicial y detectando rápidamente las áreas de mejora, con el valor agregado de contar con el legajo digital.
Esta solución se puede complementar con el módulo Mailing, para la notificación de aviso de vencimiento de los documentos, que previene problemas al saber con anticipación qué documentos están por vencer, dándonos tiempo de realizar la actualización que sea necesaria.
Los principales beneficios derivados de esta solución de doctec:
- Acceso inmediato a la información contenida en los Legajos del Personal
- Captura y Consulta Centralizada o Descentralizada, de los documentos.
- Acceso seguro y controlado a los legajos digitalizados, por parte de los usuarios autorizados.
- Reducción de costos de fotocopiado/impresión y distribución de documentos.
- Reducción de costos vinculados al almacenamiento físico (Archivo, Traslado, etc.).
- Protección de los valiosos documentos originales, frente al riesgo de pérdida, daño o rotura derivado del normal uso de los mismos.
- Servicios y Software certificados bajo normas internacionales de Calidad ISO9001:2008
- Integración a los procesos administrativos/operativos existentes en la organización.
- Modalidad de implementación: En instalaciones del cliente.
Seguimos avanzando y adelantándonos a las necesidades que pueden surgir en su empresa, si quiere averiguar por este servicio no dude en llamarnos al 4331-3896 para agendar una reunión orientativa.
