Guarda Documental: El complemento de la digitalización de documentos
En el proceso de gestión documental, no solo es clave la digitalización de los documentos, sino también contar con una estrategia sólida para la custodia física de los originales.
En Doctec, con más de 30 años de trayectoria, entendemos la importancia de garantizar la integridad y seguridad de la documentación legalmente válida.
Por eso, ofrecemos un servicio integral de guarda documental que complementa a la perfección la digitalización.
¿En qué consiste la guarda documental?
Este servicio incluye el almacenamiento, administración, seguridad y consulta de documentos físicos que requieren mantenerse con su validez legal.
Una infraestructura especializada asegura la custodia adecuada de estos documentos, ya sea en cajas normalizadas o en boxes individuales exclusivos para mayor privacidad.
Principales beneficios de la guarda documental:
- Consultas en tiempo real: Los documentos pueden ser consultados de acuerdo a las necesidades de cada cliente, ya sea por contenedor o de manera individual. La informatización del sistema permite monitorear el estado de las cajas, los movimientos de los documentos y la fecha de vencimiento para su eventual destrucción.
- Infraestructura especializada: Nuestras naves están diseñadas para garantizar una guarda segura y eficaz. Además, contamos con salas ignífugas para documentos que requieren un nivel de protección superior, con alta privacidad.
- Destrucción segura: Al final del ciclo de vida útil de un documento, ofrecemos un servicio de expurgo certificado, en el que la destrucción es certificada notarialmente, garantizando que se cumplan todas las normativas.
Este servicio no solo optimiza la gestión documental, sino que asegura la preservación de documentos originales, cumpliendo con las exigencias legales y aportando un valor agregado en términos de seguridad y accesibilidad.
En Doctec, nuestra experiencia y tecnología aseguran que su documentación esté siempre a buen resguardo.
Para más información, no dude en consultar y descubra cómo podemos ayudarle a gestionar sus documentos de manera más eficiente y segura.
