Motivos para no resguardar los documentos en un ERP
Hay empresas que guardan sus documentos en su sistema de gestión o ERP sin conocer las consecuencias que puede acarrear. Hemos escuchado de quienes quieren dejar esta metodología y extraer luego la información y en ese punto descubren que no era la herramienta apropiada para este fin. Si usted se siente identificado con esta situación podría hacerse las siguientes preguntas para definir si quiere seguir con este método o le conviene cambiar a otro.
¿Qué ciclo de vida tienen los documentos y los ERP?
Por lo general lo software de gestión/ERP son actualizados o cambiados en ciclos de corto o mediano plazo. Los documentos tienen un ciclo de vida de largo plazo. Por esto es probable que estemos cambiando de ERP cuando aún los documentos resguardados sean válidos y precisen conservarse, lo que nos obliga a extraerlos/exportarlos al nuevo ERP, por lo que en definitiva se requiere exportar datos y documentos asociados. Este proceso de exportación puede tener una complejidad importante, ya que es fundamental no perder la relación entre los documentos y los registros contables vinculados.
¿Es recuperable luego el documento?
A la diversidad de tamaños, formatos y resoluciones le tenemos que agregar que muchas veces los documentos son almacenados en una base de datos en formato binario, que solo pueden ser consultados desde el sistema de gestión ERP.
El beneficio de almacenar un documento en un sistema de gestión documental, es que se almacena en un filesystem, en su formato de origen (PDF, TIF, Word, Excel, etc.), por lo que puede ser fácilmente recuperable y preservado a lo largo del tiempo.
¿Están preparados para almacenar gran cantidad de documentos?
La cantidad de documentos a almacenar en todas las áreas puede superar la capacidad de almacenamiento de una herramienta que no fue diseñada con ese propósito, sino que fue diseñada como herramienta de gestión contable financiera.
El sistema de gestión documental ManageFile está diseñado para almacenar y gestionar millones de documentos on-line.
¿Cuán accesibles quedan los documentos?
Los documentos almacenados en el sistema ERP solo pueden ser accedidos por el personal habilitado para ingresar al sistema, de acuerdo a la cantidad de licencias contratadas. Ejemplo, el personal del área administrativa es el único habilitado para acceder a las facturas emitidas por la empresa o las facturas recibidas de los proveedores.
El beneficio de utilizar el sistema de gestión documental ManageFile es que se puede habilitar un acceso restringido y específico a personal interno, clientes, proveedores, etc… , sin que tengan que ingresar al sistema ERP de la empresa.
¿Son especialistas en gestión documental?
Cuanto más específica es la herramienta mejores probabilidades de brindar un excelente resultado y alta confiabilidad, es imposible ser especialista en todo y la documentación es para la empresa un tema de alto riesgo, como para estudiar bien en quién se confía. Los documentos requieren clasificación para luego encontrarlos con facilidad y certeza de que podrán ser consultados en el largo plazo si fuera necesario.
Si querés que te ayudemos a analizar un proyecto similar al indicado, dejanos tus datos aquí para generar una reunión y recibir asesoramiento.
