¿Por qué digitalizar los documentos? Cuantificar el ahorro es posible!
Un servicio de digitalización de documentos es mucho más que un simple escaneo, pero cómo cuantificar el ahorro que puede generar en el futuro?
Convertir un documento en papel a su equivalente electrónico puede ser mucho más que tomar una imagen.
Para empezar abre puertas a una mayor eficiencia, ya que si digitalizamos los archivos históricos podemos usar todo ese espacio para fines más útiles o bien incluso, ahorrar en alquiler.
¿Pero cuáles será necesario conservar de todos esos papeles que tenemos guardados? Un servicio que tenemos en doctec es la Racionalización/Reducción del Archivo Documental, que consiste en analizar la documentación administrada por los distintos sectores de la organización, y así poder identificar:
– Documentación cuya guarda física no es necesaria.
–Documentación que no debe ser impresa.
La reducción de costos consecuente de modificar los procesos para imprimir y guardar menos es consistente y apreciable en el tiempo y las ventajas a nivel ambiental también son un factor a considerar.
Contratando este servicio se recibe un informe de diagnóstico que incluye:
–Necesidad de consulta o disponibilidad de los documentos por los usuarios de los mismos, conforme el tiempo transcurrido.
–Cantidad de cajas de documentos, existentes en el Archivo físico de documentos y cantidad de cajas de documentos generadas mensualmente.
–Costo vigente de consulta de documentos almacenados en Archivo físico de documentos.
–Determinación de los requerimientos legales de guarda física para los documentos involucrados
Porque también hay documentos que es necesario conservar y es clave identificarlos con claridad y hasta qué fecha para no ocupar tanto espacio sin motivo.
Todo esto termina en una estimación de ahorro de costos a obtener por la reducción de almacenamiento y logística de archivo físico, así como en la eliminación de impresión de listados o documentos.
Y así tener una herramienta concreta y práctica para poder cuantificar todo y presentar un informe preciso que aliente inversiones en esta área que tan beneficiosa es para distintas áreas de la empresa por las posibilidades de ahorro constantes que genera.
Si te interesa obtener una herramienta de estas características pedinos una reunión
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