Productividad en Proveedores: Captura de datos de facturas
El área de Atención a Proveedores suele tener una carga de trabajo manual importante, en especial en las grandes empresas que manejan muchos proveedores diferentes. La productividad puede disminuir en épocas en que se reciben muchas facturas como diciembre, aunque el caudal habitual sea igualmente significativo. A veces entre tantos comprobantes que hay que cargar en el sistema se puede extraviar uno de un proveedor clave que afecte el funcionamiento normal de la empresa, con lo cual el tema adquiere mayor relevancia.
No obstante, el sólo hecho de tener que realizar el data entry manual de un cierto número de facturas implica innumerables horas de trabajo y cualquier demora afecta los reportes mensuales y a otras áreas de la empresa.
Entendiendo la problemática de esta área es que generamos una solución a su medida que permite optimizar el proceso de recepción y captura de los datos contenidos en las facturas de los proveedores. La automatización de parte de este proceso mediante un software que digitalice los datos, reconociéndolos e ingresándolos al sistema, evitando el data entry manual, ahorra costos y asegura la validez de la información, evitando errores u omisiones manuales.
Este sistema se puede emplear para digitalizar las facturas, sean estas recibidas vía email o en forma física, liberando recursos para un uso mucho más eficiente.
Además, las facturas digitalizadas y procesadas quedan disponibles para ser localizadas en forma inmediata, ante cualquier requerimiento interno o externo (auditoría u organismos de fiscalización). Con esta factura del proveedor se puede crear el legajo de pagos y sumarle documentos emitidos por la empresa como la Orden de Compra y la Orden de Pago, y otros que provienen del proveedor, como el presupuesto.
La solución para reconocimiento de datos (OCR) en las facturas de proveedores incluye también funcionalidades de validación inteligente de los datos capturados mediante control contra base de datos, reglas lógicas, eventuales validaciones manuales o campos autocalculados.
Además de la seguridad que implica la automatización hay que destacar que también se optimiza la captura de datos críticos, como las percepciones provinciales contenidos en las facturas.
El primer paso se facilita con el escaneo e importación de facturas electrónicas directamente desde la casilla de emails: al ser recibidas como adjunto se pueden descargar en forma automática. Por su parte, las facturas físicas se pueden escanear directamente al software.
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