Productividad en Recursos humanos: legajos digitalizados
Cada vez más empresas actualizan el área de Recursos humanos con servicios de gestión documental que mejoran los controles, ahorran tiempo y suman accesibilidad.
Uno de los servicios más demandados es la digitalización de legajos y su manejo mediante herramientas modernas como ManageFile, que permite la accesibilidad a la información inmediata desde múltiples usuarios al mismo tiempo que tengan el perfil autorizado. Hoy en día, con el home office como una realidad ineludible es totalmente necesario que el acceso sea remoto pero con ManageFile hay muchas más ventajas.
Un beneficio muy práctico es la posibilidad de generar reportes. Por ejemplo un reporte de todas las declaraciones juradas de domicilio que van a vencer en los próximos tres meses, al contar con distintas variables para incorporar en los reportes, como el tiempo o el tipo de documento, la información se encuentra mucho más rápido, ahorrando valiosas horas de búsqueda.
Otra funcionalidad muy útil es el control de integridad de legajos, es decir poder verificar con un reporte que en cada legajo estén los documentos que son legalmente necesarios. En el caso de que hubiera algún faltante el sistema señala cuál es el documento que falta. De este modo estamos protegidos ante cualquier inspección o demanda que pueda aparecer al tener la tranquilidad de contar con toda la documentación necesaria (y poder controlarlo en cada momento).
Una ventaja adicional de esta solución es el aviso de vencimiento, la posibilidad de recibir mails que te avisan cuando un documento está por vencer. De este modo se pueden evitar ausencias y pérdidas de horas trabajadas porque a veces cuando un documento vence impide que un empleado pueda realizar su labor. Es el caso de un chofer al cual le venza su licencia de conducir o un electricista al que le venza su seguro de accidentes personales, sin el cual no podrá ingresar a obras en countries u otros sitios de construcción. Una constructora nos contrató por este servicio con esta problemática y otras como la rotación de gente, que requiere más atención y control para tener la documentación a mano.
El acceso remoto es clave en empresas que tienen más de una sede o sucursal y necesitan que distintas personas puedan acceder en distintos lugares.
Además, las personas en todas las áreas pueden rotar, inclusive en recursos humanos, en esa instancia el hecho de estandarizar la manera de guardar los documentos es la clave para mantener la continuidad contando con un criterio unificado bajo el cual cualquier nuevo empleado pueda encontrar lo que necesita.
Se evitan riesgos legales y de compliance al disminuir el riesgo de pérdida del documento original que tiene validez legal, no teniendo que desplazarlo entre distintos lugares y personas.
Como se puede apreciar el servicio de digitalización de legajos de recursos humanos es mucho más que una simple digitalización o guardado, es un servicio completo que facilita la gestión del área. Lo hemos implementado con éxito en distintos rubro como el de servicios a la industria petrolera, construcción y fabricantes de maquinaria agroindustrial entre otros.
Un capítulo aparte merece el sector educativo, que se está modernizando y ya nos han solicitado este servicio en un colegio. Como cualquier empresa de servicios, su valor más grande está en el personal y cuentan con muchos profesores, además del personal no docente. Aprovecharon la cuarentena durante la cual los administrativos tenían algún tiempo ocioso para digitalizar todos los legajos y organizarlos con todas las ventajas mencionadas.
Siga leyendo sobre este tema en nuestra sección especial sobre el servicio de Digitalización de legajos de personal.
Caso de éxito – Colegio
Un importante colegio de Buenos Aires se incorporó a la Transformación Digital digitalizando sus legajos de personal con Doctec.
