¿Sabés qué documentos es necesario guardar?
Muchas empresas destinan mucho lugar interno al almacenamiento de papeles (que en realidad son documentos, algunos de los cuales pueden tener validez legal), de modo que cuando hace falta encontrar un documento a veces se demora mucho tiempo en hallarlo o incluso a veces no lo encuentran nunca, porque el documento se ha extraviado, lo cual puede traer consecuencias, como ser perder un juicio laboral.
Algunas empresas contratan guarda externa de documentos, en principio parece más ordenado, pero además de implicar un costo de almacenamiento, también implica un costo de traslado, cuando se necesita consultar el documento, además de la demora que puede ocasionar, y no necesariamente asegura que se encuentre el documento (Ejemplo, si el documento fue solicitado anteriormente por otros usuarios de la empresa).
¿Cuál es la solución que maximice la productividad y minimice las pérdidas de tiempo y costos periódicos? Además de brindar la certeza de tener siempre los documentos sin riesgo de extravío ni demora para consultarlos.
La clave para empezar es saber qué documentos hace falta guardar desde el punto de vista legal, muchas veces se conservan en papel, documentos que han excedido su validez legal, es decir, identificar cuales son los documentos cuya conservación física no es requerida (Ejemplo, facturas electrónicas recibidas de proveedores).
El aspecto legal no es el único, también hay que considerar los procesos habituales de la organización, en qué medida se usan o consultan los documentos y durante cuánto tiempo.
Doctec brinda un servicio específico para ayudar a las empresas a reducir los costos asociados a la conservación y resguardo de documentos, denominado Racionalización del archivo documental, a través del mismo se realiza un análisis e informe de diagnóstico que permite identificar cuales documentos son necesarios resguardar de manera física, y cuales no, permitiendo cuantificar el ahorro de costos (Impresión, Almacenamiento, Resguardo, Traslado,etc..) que ésto implica para la empresa.
Hoy en día es fundamental encontrar las oportunidades de ahorro de costos mensuales, para mejorar la rentabilidad de la organización y aumentar la productividad del equipo de trabajo.
Consúltenos sobre el servicio de Racionalización del archivo documental al 4331-8620 para saber más al respecto.
