Simplificando el proceso de las facturas en la empresa
En doctec sabemos que se pierde mucha productividad en las empresas en tareas repetitivas, por ejemplo cargar las facturas al sistema y contestar llamados de proveedores.
¿Pero cuántos pasos tiene el proceso de carga y aprobación de facturas completo? ¿Cuán interesante te parece la posibilidad de simplificarlo al máximo y con el plus de que los proveedores hagan gran parte del trabajo y puedan chequear on line el estado de cada factura en vez de llamarte para preguntar?
Con las últimas incorporaciones que realizamos a la plataforma frontend todo eso es posible, incluyendo que las facturas las cargue el proveedor.
Viendo el tema a fondo, es mucho más que ingresar la factura, normalmente hay otras tareas involucradas. Si la factura llega por mail hay que abrir el mail, descargar el archivo, ordenarlo en su carpeta correspondiente, abrirlo, buscar y cargar no sólo lo básico como el valor sino también los datos asociados como cuit, número de orden de compra, fecha, posición ante ingresos brutos, IVA, ganancias, etc.
Luego viene la parte de aprobación de las facturas, que puede tener varias personas involucradas y ser difícil de seguir en digital si no está bien organizado. Y si se demora los proveedores empiezan a llamar para preguntar y ocupan mucho tiempo a los empleados de la empresa.
El mismo proceso con las últimas funcionalidades de la plataforma frontend de ManageFile® es muy distinto:
Le decís a tus proveedores que ya no tienen que enviar más las facturas por mail, sino subirlas al sistema con una clave especial. El sistema le pide que cargue el resto de los datos involucrados.
Con la factura subida e indexada en ManageFile®, los usuarios habilitados la pueden ver y cambiar el estado. Queda en estado pendiente cuando la suben y el usuario que debe aprobarlas vé todas las que están en estado pendiente. las abre, las mira, confirma que están bien, las pasa al estado siguiente que sería por ejemplo aprobado 1 si tiene más de un aprobador. En esa instancia las facturas desaparecen de su bandeja de entrada y le aparecen al aprobador 2, él hace lo mismo hasta que lleguen a tesorería, el tesorero encuentra las facturas listas para pagar, ya aprobadas, las paga, hace las transferencias y les cambia el estado a pagadas. Así quedan archivadas en ManageFile®, luego nuestros empleados o los del proveedor pueden buscar por número de factura o nombre del proveedor, entre otros criterios, y encontrar el comprobante de transferencia o de retención.
También se puede configurar ManageFile® para que envíe por mail los comprobantes de recepción o de pago al proveedor que corresponda automáticamente.
Por suerte hoy en día es mucho lo que se puede resolver con un sistema efectivo como ManageFile® que genera ahorros y te da la tranquilidad de bajar la demanda de trabajo administrativo y cumplir la normativa vigente, evitando además el tiempo que lleva responder continuas consultas de proveedores.
¡Consultanos para tener una demo de estas nuevas funcionalidades!
También podés sumarte al webinar que daremos sobre este tema el miércoles 20 de julio a las 16hs enviando un mail a info@doctec.com.ar, ¡te esperamos!
