Preguntas sobre digitalización de documentos
Con las soluciones avanzadas que hay hoy en día en Transformación digital documental con automatizaciones que resuelven muchas tareas por momentos nos olvidamos de lo más simple: el ABC de la digitalización de documentos.
Aquí tienes una lista de las 7 preguntas más frecuentes que existen sobre la digitalización de documentos:
1-¿Qué es la digitalización de documentos y por qué es importante?
-La digitalización de documentos es convertir documentos físicos en formato digital, permitiendo su almacenamiento y gestión en sistemas electrónicos.
-Es importante porque mejora la accesibilidad, reduce el espacio físico necesario para almacenamiento, facilita la búsqueda y recuperación de información, y aumenta la seguridad y protección de los documentos.
2-¿Qué tipos de documentos se pueden digitalizar?
-Se pueden digitalizar una amplia variedad de documentos, incluyendo documentos legales, contratos, facturas, archivos médicos, registros financieros, planos, fotografías, y cualquier otro tipo de documento físico que necesite ser preservado o gestionado electrónicamente.
3-¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos?
Los principales beneficios incluyen mayor eficiencia operativa, reducción de costos de almacenamiento, mejora en la seguridad de los documentos, acceso rápido a la información, facilidad para compartir documentos, y cumplimiento con de las normativas legales de conservación de documentos.
4-¿Cómo se asegura la seguridad y la confidencialidad de los documentos digitalizados?
-Un documento físico se puede perder, eso no ocurre con los digitalizados que además son mucho más fáciles de encontrar.
-En doctec ofrecemos una modalidad para resguardo de los archivos que es guardarlo nosotros, nuestro hosting que tiene backup permanente para tener la seguridad total en cuanto a la integridad de los documentos.
-Además, cuando publicamos cada documento en el gestor documental, se graba con un código que queda almacenado y el sistema verifica si es el mismo documento que se ingresó. De esta manera podemos asegurar que el documento no se alteró.
5-¿Qué equipo y software se necesita para digitalizar documentos?
Se necesita un escaner de alta calidad, software de gestión documental como ManageFile que permita la indexación, almacenamiento y recuperación de documentos digitalizados, y sistemas de almacenamiento seguros, como servidores o servicios en la nube.
6-¿Cuánto tiempo lleva digitalizar documentos?
-El tiempo necesario para digitalizar documentos varía según el volumen y el tipo de documentos, la calidad del equipo utilizado, y la eficiencia del proceso implementado.
-Puede tomar desde unas pocas horas para un pequeño volumen hasta varios meses para grandes archivos.
-El hecho de contratar una empresa con 31 años de trayectoria como Doctec con profesionales capacitados y con experiencia mejora significativamente los tiempos.
7-¿Es posible digitalizar documentos por cuenta propia o es mejor contratar un servicio profesional?
-Es posible digitalizar documentos por cuenta propia, pero contratar un servicio profesional ofrece ventajas como experiencia, equipos especializados, garantía de calidad, y ahorro de tiempo.
-Una empresa tan profesional como doctec puede asegurar el cumplimiento de normativas legales y proporcionar soluciones personalizadas para diferentes necesidades.
Esperamos que la respuesta a estas preguntas frecuentes sobre digitalización de documentos te sea útil para comprender mejor el tema.
Hoy en día el abanico de posibilidades de mejora de costos y productividad con gestión documental es enorme, dejanos una consulta y podemos brindarte soluciones a distintas problemáticas.
