Solucion Cloud de gestión documental

ManageFile® Mail-Capture

managefile email capture

Gestiona la descarga automática de documentos adjuntos a emails, para su posterior tratamiento y almacenamiento en el gestor documental.

Bandeja de Entrada:

email capture

Los documentos adjuntos a emails son detectados y descargados en forma automática a partir de una dirección de email predefinida.

Los formatos soportados actualmente son PDF, JPG, GIF.

Se captura la dirección del remitente del mail, la fecha y hora de descarga y el asunto del mail. La dirección del mail puede ser utilizada como metadato del documento.

La bandeja de entrada dispone de filtros que facilitan el acceso a los documentos descargados.

Productividad y Control:

Los documentos pueden ser indexados en forma automática a partir del nombre del archivo.

La asignación de metadatos se realiza combinando ingreso manual con recupero de datos de una base de datos, o con valores contenidos en combos preconfigurados.

Los Metadatos se definen campos numéricos, alfanuméricos o fechas. Para los 2 primeros se puede definir longitud máxima y mínima.

Es posible incorporar un proceso de control de duplicados.

Pueden asignarse áreas del documento a los metadatos.

Funciones de navegación entre páginas, documentos, zoom y rotación.

Seguridad de Acceso y Control:

La seguridad de acceso es administrada desde el módulo MF-Security. Se definen los usuarios, grupos y perfiles con los requerimientos de acceso específicos a los documentos.

La seguridad de acceso también puede integrarse a Active Directory.

La actividad de los usuarios queda registrada y es accesible desde la función de auditoría.

Se genera un algoritmo hash, el cual es verificado cada vez que un documento es visualizado.