Administración de Documentos Digitales para Proveedores/ Contratistas – Solución Integral
En Doctec hemos desarrollado una plataforma de Administración de Documentos Digitales para atender las necesidades de las empresas que prestan servicios afectando personal en sus clientes, de manera de optimizar el proceso de gestión de la documentación de los proveedores de la empresa.
El control de la documentación proporcionada por los contratistas ha ido tomando un rol importante en las organizaciones, a raíz de los crecientes controles impulsados por organismos de contralor públicos y de la necesidad de las empresas de asegurar que sus proveedores cumplan con las disposiciones legales que les corresponen en referencia a su personal, vehículos y equipos afectados al servicio.
¿Cómo funciona nuestra solución para la Administración de Documentos Digitales de Proveedores y Contratistas?
–La documentación generada por el contratista es incorporada a la plataforma de gestión documental ManageFile®, dejándolos online de manera segura y controlada para su consulta por los clientes finales.-Los documentos digitales quedan disponibles para su análisis y gestión por el área de Seguridad e higiene de los clientes finales del contratista.
Los principales beneficios de implementar esta solución son:
Para el contratista:
- Reducción del costo de fotocopiado y distribución de la documentación requerida por los clientes para dar cumplimiento al art. 30 de la ley de contrato de trabajo.
- Reducción de los tiempos de respuesta a los clientes.
- Mantenimiento de un resguardo digital de los documentos y reducción del riesgo de pérdida del valioso documento original.
- Provisión a sus clientes de una solución de alto valor agregado, mediante la cual dispondrán en forma inmediata, de la documentación solicitada.
- Disponibilidad de una herramienta para realizar un control de integridad de la documentación (facilita el control de documentación faltante).
- Impacto en la gestión de cobranzas por los servicios provistos, debido a que el cliente final dispondrá en todo momento de la documentación requerida, en forma electrónica.
- Acceso simultáneo por 2 o más usuarios, pudiendo estar éstos ubicados físicamente en distintas zonas.
Para el cliente:
- Reducción del costo de traslado/fotocopiado y archivo de los documentos físicos o digitales recibidos.
- Acceso seguro y controlado a los documentos.
- Acceso inmediato a los documentos.
- Acceso Web 7 x 24, los 365 días del año, importante para el caso de un accidente, donde sea necesario acceder a la documentación de respaldo.
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