Solucion Cloud de gestión documental

Preguntas frecuentes

Las siguientes son preguntas frecuentes que se realiza una persona cuando comienza a analizar la incorporación soluciones para la gestión de documentos digitales:

1- Que es la firma digital?

Una explicación inicial es que la Firma Digital es un método criptográfico que asocia la identidad de una persona a un documento.
Como se asocia la identidad de una persona? Mediante el ingreso de un password privado que es de único conocimiento del firmante.
La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, de manera tal que dicha verificación permita, simultáneamente, identificar al firmante y detectar cualquier cambio al documento digital posterior a su firma.

El artículo 2 de la Ley 25506 de Firma digital de la República Argentina, establece que se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.
Los procedimientos de firma y verificación a ser utilizados para tales fines serán los determinados por la Autoridad de Aplicación en consonancia con estándares tecnológicos internacionales vigentes.
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2- Que es la firma electrónica?

Es un conjunto de datos, en forma electrónica, que pueden ser utilizados como medios de identificación del firmante( por ejemplo un usuario y password, El nro PIN de ingreso a un cajero automático, etc.).

El artículo 5 de la Ley 25506 de Firma digital de la República Argentina, establece que se entiende por Firma electrónica. Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma electrónica corresponde a quien la invoca acreditar su validez.
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3- Que es la firma biométrica?

La firma biométrica, consiste en una tecnología que permite capturar datos biométricos durante el proceso de firma manuscrita sobre dispositivos electrónicos. Los datos que se capturan son, por ejemplo: Trazos visibles, trazos no visibles, ritmo, velocidad , presión , hora de la firma, entre otros.
La firma biometrica puede ser verificada por un perito caligrafo. La firma se puede realizar sobre tabletas específicas para firma biométrica (Ej: Firmas de comprobantes de tarjetas de crédito) o sobre dispositivos portables (Tablets o smartphones).
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4- Que es un Metadato?

Metadatos se refiere a un grupo de datos que describen el contenido informativo de un documento.
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5- ¿Una imagen digitalizada tiene valor legal?

Los únicos documentos digitales que tienen valor legal, de acuerdo a la legislación Argentina, son: Libros Contables Legales, Facturas Electrónicas, Recibos de Haberes Digitales, Legajos de Exportación/Importación, cada uno dentro de un marco legal específico. Respecto a los documentos cuyo formato digital no tiene valor legal, debido a lo importante que es preservar el documento físico, se recurre a la digitalización como solución para preservar el valioso documento original frente al riesgo de pérdida, deterioro o rotura, derivada del normal uso del mismo.
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6- ¿Es seguro el acceso Web a los documentos digitales?

Si, es fundamental establecer la política de seguridad adecuada. La principal ventaja es que el documento digital puede ser accedido solo por quienes tienen que accederlo, y además, puede ser auditado éste acceso, situación que no siempre puede asegurarse respecto a los documentos físicos.
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7- ¿Que es un archivo TIFF?

Un archivo TIFF (Tagged Image File Format) es un formato stándard y universal utilizado para la digitalización de documentos. Soporta distintos tipos de compresiones. Un archivo TIFF puede estar contenido por mas de 1 imagen.
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8- ¿Qué tamaño puede tener un archivo TIFF?

Depende de distintos factores, tamaño de la imagen, si se digitaliza en blanco y negro, escala de gris o color, y la resolución de digitalización. Ejemplo, una hoja tamaño A4, digitalizada en blanco y negro a 200 dpi, tiene un tamaño promedio de 80 Kbytes. En un DVD (4,5 Gbytes) pueden almacenarse el equivalente a 60.000 imágenes aproximadamente.
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9- ¿Un archivo PDF tiene mayor tamaño que un archivo TIFF?

No necesariamente, depende de distintos factores, tamaño de la imagen, si se digitaliza en blanco y negro, escala de gris o color, y la resolución de digitalización. Un archivo PDf debería tener un tamaño similar a un TIFF digitalizado con los mismos parámetros (resolución, hoja, compresión, color, etc..).
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10- ¿Qué es un archivo o spool de impresión?

Es un archivo en el cual se guardan los datos de un listado o documento, antes de ser enviados a una impresora. Estos archivos son generados, generalmente, desde sistemas de gestión contable/operativa de las empresas. Los archivos obtenidos, están en formato TXT/ASCII. Por lo general, los datos se encuentran distribuidos a semejanza del modelo impreso. Se utiliza principalmente para obtener los archivos vinculados a: listados contables legales (Diario, Iva Ventas, Iva Compras), Facturas emitidas, Listados contables y operativos, Estados de cuenta, entre otros.
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