Captura de datos de facturas
Nuestra solución permite optimizar el proceso de recepción y captura de los datos contenidos en las facturas de los proveedores que sean estas recibidas vía email o en forma física, reduciendo notablemente los tiempos de data entry con los costos y riesgos de error que esto supone.
¿Su empresa debe ingresar una por una las facturas de proveedores, en el sistema de gestión, para que este pueda usar los datos resultantes en el seguimiento y gestión de las mismas? Los costos de data entry, posibilidades de error que traigan aparejados problemas en la contabilidad y desmotivación del personal que podría utilizar ese tiempo en actividades mucho más productivas se hacen notar y mucho con el correr del tiempo.
Hoy este proceso se puede agilizar en gran parte gracias a sistemas que permiten digitalizar estos datos y validarlos, minimizando la posibilidad de error, reduciendo costos y liberando recursos para su uso mucho más eficiente.
Las ventajas son innumerables, las facturas digitalizadas y procesadas quedan disponibles para ser localizadas en forma inmediata, ante cualquier requerimiento interno o externo (auditoría u organismos de fiscalización).
La solución para reconocimiento de datos (OCR) en las facturas de proveedores permite automatizar el proceso de descargar las facturas que llegan vía mail, reconocer y extraer los datos contenidos en ellas para su posterior gestión y resguardo digital. Provee también funcionalidades de validación inteligente de los datos capturados mediante control contra base de datos, reglas lógicas, eventuales validaciones manuales o campos autocalculados.
De esta manera se minimizan los riesgos de errores y olvidos, asegurando que todas las facturas que lleguen sean ingresadas, y se optimiza la captura de datos críticos como las percepciones provinciales contenidos en las facturas.
El proceso consta de los siguientes pasos:
- Escaneo e importación de facturas electrónicas desde casilla de emails: Las facturas electrónicas, recibidas, como adjunto, en una casilla de email, se pueden descargar en forma automática. Las facturas físicas se puede escanear directamente al software.
- Captura de datos: El software lee los datos de la factura en base a identificar las áreas de texto dentro de ellas, extrayendo los datos de manera automática.
- Validación: Se chequean los datos extraídos y validan.
- Verificación: Si la captura de datos automáticos no satisface los niveles de confianza requeridos el campo en cuestión es resaltado para confirmarlo manualmente. Para facilitar, la factura original y los datos extraídos se muestran uno junto a otro.
- Exportación de datos: Una vez extraídos los datos son transferidos al gestor de documentos, ERP o sistema de contabilidad usados. Se pueden exportar en CSV.
Características:
- Reconocimiento de gran exactitud: La tecnología OCR se realizó a la medida específica de las necesidades de las facturas digitales o escaneadas, incrementando de manera notable su velocidad de procesamiento y minimizando errores y omisiones de pago a proveedores.
- Interface amigable: El software aprende a reconocer las distintas facturas con mínima interacción humana con lo cual no requiere casi capacitación.
- Detección automática de campos: Detecta fácilmente los campos que contienen los datos críticos.
- Guarda modelos de los tipos de facturas reconocidas: Una vez que el software ha tenido éxito procesando una factura guarda un modelo para su uso futuro. Es decir que todas las facturas con el mismo layout futuras serán automáticamente reconocidas y procesadas.
- Conexión directa al scanner: Se pueden procesar tanto facturas electrónicas como en papel, importadas directamente desde el escáner.
- Generación de registros en formatos standards (CSV, XML, SQLServer)para la importación de datos a sistemas ERP.
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