ManageFile® Index

Permite asignar metadatos o claves de búsqueda a los documentos digitalizados o digitales nativos, para su posterior búsqueda desde MF-Web.

Bandeja de Entrada:

Los documentos escaneados o descargados de una casilla de email (Con el módulo MF-Mail Capture) son resguardados en una bandeja de entrada para su posterior identificación.

Se pueden definir permisos de acceso, para que usuarios solo accedan a determinadas subcarpetas con documentación (Ej: Por sucursal).

Se pueden procesar documentos en formato Tif (Blanco y Negro, Escala de Gris o Color), PDF (Blanco y Negro, Escala de Gris o Color), jpg, Excel y Word.

Modalidades operativas:

Los documentos pueden ser indexados por lotes o como documentos individuales, dependiendo de las características del proceso. En General la documentación histórica se procesa por lotes.

Es posible trasladar los metadatos datos de un lote o de un documento individual al siguiente, optimizando el tiempo de proceso.

Productividad y Control:

La asignación de metadatos se realiza combinando ingreso manual con recupero de datos de una base de datos, o con valores contenidos en combos preconfigurados.

Los Metadatos se definen campos numéricos, alfanuméricos o fechas. Para los 2 primeros se puede definir longitud máxima y mínima.

Es posible incorporar un proceso de control de duplicados.

Pueden asignarse áreas del documento a los metadatos.

Funciones de navegación entre páginas, documentos, zoom y rotación.

Seguridad de Acceso y Control:

La seguridad de acceso es administrada desde el módulo MF-Security. Se definen los usuarios, grupos y perfiles con los requerimientos de acceso específicos a los documentos.

La seguridad de acceso también puede integrarse a Active Directory.

La actividad de los usuarios queda registrada y es accesible desde la función de auditoría.

Se genera un algoritmo hash, el cual es verificado cada vez que un documento es visualizado.