Digitalización de Legajos de Personal
Con la Digitalización de Legajos de Personal agilice los procesos de gestión como: recepción, control, archivo, seguimiento y consulta de los documentos; con nuestras soluciones digitales. Asegure la integridad de la documentación, para hacer frente a requerimientos actuales o futuros de información, internos, legales o fiscales, siempre dentro de un marco de acceso seguro y controlado.
La gestión del legajo de personal es un punto crítico en cualquier organización u empresa, por lo que es necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.
La solución de gestión que brinda ManageFile® para la digitalización de Legajos de Personal, le permite digitalizar los documentos que componen el legajo del cliente, a medida que se van generando o ingresando a la organización, o una vez que se dispone del legajo completo.
La captura de los documentos en papel, o documentos electrónicos (Excel, Word y PDF), puede ser realizada desde el punto de ingreso o generación del documento en la organización a través de ManageFile® Index.
La incorporación de documentos Office (Word y Excel) y PDFs, en su formato nativo al legajo virtual, le brinda un valor agregado muy importante, ya que le permite disponer del legajo integral en una única solución, con acceso controlado y seguro, evitandole si lo desea, la impresión del documento a digitalizar.
Nuestras soluciones le permiten además realizar un control de integridad del contenido del legajo. Es decir, determinar cuales son los documentos que deberían conformarlo, y a partir de allí, concluir cuales son los documentos faltantes. Algo importante es que este control también es aplicable a los recibos de sueldo firmados en particular, de manera que pueda identificar cuales son los recibos que están pendientes de recepción.
Los documentos pueden vincularse a datos existentes en su empresa, enriqueciendo la base de búsqueda y acceso a los mismos, y permitiendo la obtención de legajos virtuales que estén conformados por la documentación requerida por el usuario.
Esta solución también es aplicable a aquellas empresas que afectan personal propio, a brindar servicios de terceros, que deben poner a disposición de sus clientes, la documentación legal requerida. Con nuestra solución ManageFile® es posible reducir considerablemente los tiempos y costos de éste proceso, permitiendo que el cliente, acceda via Web, en forma controlada y segura, a la documentación del personal afectado al servicio.
Los documentos obtenidos en el proceso de digitalización de Legajos de Personal quedarán disponibles a través del ManageFile®Web, permitiéndole:
- Acceso simultáneo, inmediato y concurrente por los distintos usuarios de los documentos.
- Búsqueda de un documento específico, o del legajo completo.
- Búsqueda por uno o mas claves de identificación simultánea.
- Búsqueda masiva de documentos, que optimiza el proceso de respuesta a requerimientos de auditorías, entidades de contralor, debido a que permite realizar la búsqueda de una lista de documentos contenidos en un archivo de entrada.
- Incorporar comentarios en los documentos.
- Generar legajos virtuales, en formato PDF, a partir de la búsqueda de documentos con parámetros en común, como por ejemplo: facturas o legajos de proveedores de un mismo proveedor, correspondientes a un período de tiempo.
- Establecer estados y bandejas de entrada para acceder a documentos que correspondan a un estado predeterminado.
- Minimizar la impresión solo a los documentos realmente necesarios.
- Identificar la caja donde se encuentra almacenado el documento físico.
- Exportar los datos resultantes de una búsqueda a formato Excel.
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