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Digitalización de Legajos de Clientes
Gracias a la Digitalización de Legajos de Clientes podrá optimizar las distintas etapas existentes en el proceso de gestión estos documentos -como la recepción, aprobación, control, archivo y consulta de los mismos-, para hacer frente a requerimientos de información, legales o fiscales, siempre dentro de un marco de acceso seguro y controlado.
La digitalización de legajos de clientes, al igual que su gestión, es una tarea delicada en cualquier empresa, porque se involucran distintas áreas de una organización. Esto hace que sea necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.
La Solución de Gestión de Legajos de Clientes de ManageFile® le permite digitalizar los documentos que componen el legajo del cliente, a medida que se van generando o ingresando a la organización, o una vez que se dispone del legajo completo.
La captura de los documentos en papel, o documentos electrónicos (Excel, Word y PDF), como pueden ser análisis de crédito o informes de riesgo crediticio, puede ser realizada desde el punto de ingreso o generación del documento en la organización a través de nuestro software ManageFile® Index.
La incorporación de documentos Office (Word y Excel) y PDFs, en su formato nativo al legajo virtual, le brinda un valor agregado muy importante, ya que le permite disponer del legajo integral en una única solución, con acceso controlado y seguro.
La captura de documentos electrónicos que envíen sus clientes vía email, puede ser realizada en forma automática utilizando ManageFile® Email Capture, que toma los documentos desde la casilla de email correspondiente y los almacena en formato electrónico.
Los documentos integrantes del Legajo, que sean generados en su empresa pueden ser digitalizados desde el spool o archivo de impresión a través de ManageFile® Spool, evitando el proceso de impresión, escaneo y archivo de los mismos.
Nuestras soluciones le permiten además realizar un control de integridad del contenido del legajo. Es decir, determinar cuales son los documentos que deberían conformarlo, y a partir de allí, saber cuales son los faltantes para poder llevar a cabo el seguimiento correspondiente.
Los documentos también pueden vincularse a datos existentes en su empresa, enriqueciendo de esta manera la base de búsqueda y acceso a los documentos, permitiendo así la obtención de legajos virtuales que estén conformados por la documentación requerida por el usuario en particular.
Mediante la digitalización de legajos de clientes los documentos quedarán disponibles a través del ManageFile®Web, permitiéndole:
- Acceso simultáneo, inmediato y concurrente por los distintos usuarios de los documentos.
- Búsqueda de un documento específico, o del legajo completo. Búsqueda por uno o más claves de identificación simultánea.
- Búsqueda masiva de documentos, que optimiza el proceso de respuesta a requerimientos de auditorías, entidades de contralor, debido a que permite realizar la búsqueda de una lista de documentos contenidos en un archivo de entrada.
- Incorporar comentarios en los documentos (tras la digitalización de legajos de clientes).
- Generar legajos virtuales, en formato PDF, a partir de la búsqueda de documentos con parámetros en común, como por ejemplo: facturas o legajos de proveedores de un mismo proveedor, correspondientes a un período de tiempo.
- Establecer estados y bandejas de entrada para acceder a documentos que correspondan a un estado predeterminado.
- Minimizar la impresión sólo a los documentos realmente necesarios.
- Identificar la caja donde se encuentra almacenado el documento físico.
- Exportar los datos resultantes de una búsqueda a formato Excel.
- Proteger el acceso al documento confidencial, solo a quien esté autorizado para hacerlo.
- Habilitar el acceso los documentos, desde el software de gestión de la organización, mediante el software ManageFile® Web.
- Disponer de un control de integridad entre los documentos digitalizados.
Desarrollado por: Marketing Funcional